Möte 2019-10-21

A/ Avvikelser, klagomål och synpunkter första halvåret 2019

B/ Granskning av ekonomistyrning och resursutnyttjande inom vård- och omsorgsnämnden

C/ KLK:s genomlysning av nämndens ekonomiska förutsättningar

D/ Brukarundersökning 2019

E/ Ekonomisk månadsuppföljning 2019 - september

F/ Förvaltningschefens information

- Besked om att ersättning för sondmatning kommer att betalas ut

- Upphandling av Ginstgården kommer att genomföras

- Information om Heltidsresan har lämnats till stora delar av personalen under förra veckan

- Budgetberedning hölls under förra veckan- den nya budgetmodellen presenterades

G/ Nämndledamöternas information

- Bengt Eliasson (KD) berättar om förvaltningshögskolans dag som han deltagit på. Tipsar om boken Kurvans kraft - en bok om befolkningsutveckling av Gunnar Wetterberg.

- Lars-Olof Jaeger (SD) visar löpsedel  från helgen om vårdköerna och tar upp miljön på Kvarnbacken.

Nämnden är enligt Socialstyrelsens föreskrifter (2011:9) om ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete, ansvarig för att det finns rutiner för hantering av synpunkter och klagomål samt rutiner för hantering av avvikelser. Enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659) är nämnden (vårdgivare inom hälso-och sjukvård) skyldig att rapportera händelser som medfört eller hade kunnat medföra vårdskada till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)

Verksamheten ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från vård- omsorgstagare och deras närstående, personal, vårdgivare, de som bedriver socialtjänst, de som bedriver verksamhet enligt LSS, myndigheter, och föreningar, annan hälso- och sjukvård samt andra organisationer och intressenter. All personal är skyldig att rapportera avvikelser och risker av betydelse för säkerheten för vårdtagaren.

Enligt riktlinje för hantering av klagomål och synpunkter samt riktlinjer för avvikelser, Lex Sarah och Lex Maria, ska synpunkter från brukare, patient eller annan enskild person som inte arbetar i vår verksamhet registreras som synpunkt eller klagomål, medan det som inkommer från vår personal eller annan vårdgivare registreras som avvikelse.

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse daterad 2019-09-30 lämnat följande yttrande:
Enligt förvaltningens riktlinjer skall avvikelser, synpunkter och klagomål sammanställas för redovisning till nämnd. Inkomna klagomål och synpunkter samt inkomna avvikelser för första halvåret 2019 redovisas i bilaga.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2019-10-07 § 55.

På kommunrevisionens uppdrag har KPMG genomfört en granskning av vård och omsorgsnämndens ekonomistyrning och resursutnyttjande. Nämnden ska i yttrandet utifrån revisionsrapporten svara på:

Med avseende på den genomförda granskningen, vilka åtgärder avser ni att genomföra?

Under vilken tidsperiod avser ni att genomföra dessa åtgärder?

I KPMG:s sammanfattande bedömning och rekommendationer anser revisionen att ekonomistyrning och resursutnyttjandet bedrivs ändamålsenligt. Vidare anser revisionen att de principer som tillämpas för budgetering av personalkostnader är ändamålsenliga samt att handlingsplan för budget i balans är tydlig och realiseras och följs upp på ett bra sätt, även om den inte är tillräcklig för att undvika underskott 2019. Revisionsrapporten anser också att cheferna har goda förutsättningar för att göra ett bra arbete.

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse daterad till 2019-09-30  lämnat följande yttrande:
Mot bakgrund av granskningen bedömer revisionsrapporten att följande punkter bör ses över: (Kommunrevisionens bedömning och rekommendation i kursiv text)

Jämfört med rikets och regionens genomsnitt är en hög andel Alingsåsbor beviljade insats enligt LSS. Vi rekommenderar att en utredning genomförs för att fastslå vad detta beror på.

Rapporten belyser att cirka 40 fler personer i Alingsås har LSS-insats jämfört med riket och regionen, vidare fastställer rapporten att det nationella utjämningssystemet kompenserar kommuner med en större andel LSS-insatser. Nämnden har inte gjort en fördjupad undersökning varför LSS-insatserna är fler i Alingsås men relevanta förklaringsposter är att vid kommunaliseringen av LSS från landstinget 1994 fanns vårdhem i Alingsås med autism och utvecklingsstörning som blev kommunal LSS-verksamhet. Därtill finns särskola i Alingsås där även elever från grannkommuner går och en stor daglig verksamhet med god kvalitet bedöms också bidra till att personer med LSS-tillhörighet väljer att bosätta sig i Alingsås.

Utifrån att utjämningssystemet kompenserar kommuner med en större LSS-verksamhet är det ingen ekonomisk nackdel att ha en stor LSS-verksamhet. Alingsås får 2020 drygt 50 mnkr för att volymen LSS är större än rikets. Därmed anser inte nämnden att ytterligare fördjupade utredningar behöver göras för att fastslå vilka ytterligare förklaringsposter som kan finnas till den större volymen LSS.

Nämnden rekommenderas att ge förvaltningen i uppdrag att utreda om det finns ytterligare åtgärder som kan vidtas för att undvika ekonomiskt underskott år 2019.

Nämndens arbete med nuvarande handlingsplan fortgår och flera positiva effekter syns såsom minskning av hemtjänsttimmar, låg kostnadsökning av personalkostnader och mycket låga kostnader för kurser och konferenser. Nämnden bedömer att det som i nuläget ger störst ekonomisk effekt är att fortsätta arbeta för att bibehålla och förstärka åtgärderna i beslutad handlingsplan. Att i nuläget påbörja en ny handlingsplan (beslut i nämnd, förberedande arbete i verksamheten och genomförande) medför tidsmässigt att en mycket liten effekt kommer uppnås under innevarande år.

Nämnden behöver däremot när de ekonomiska förutsättningarna är klara inför budgetår 2020 så tidigt som möjligt påbörja arbetet med eventuellt ytterligare handlingsplaner inför 2020.

Det pågår ett utvecklingsarbete i syfte att mäta vårdtyngden på äldreboendena. Undersök möjligheterna att med hjälp av vårdtyngdsmätningar anpassa resursfördelningen till äldre- (och LSS-boenden) så att behovsförändringar som inträffar under året kan fångas upp och generera ökad eller minskad bemanning.

Inom myndighetens arbete med IBIC (Individens behov i centrum) pågår ett arbete att på individnivå bedöma omvårdnadsbehov vid särskilt boende för äldre. Nämnden har även påbörjat uppdraget att utreda LOV på särskilt boende för äldre vilket vanligtvis inkluderar att en ersättning utgår utifrån varje individs individuella omvårdnadsbehov.

En svårighet med behovsbedömning är att i nuläget tillämpas bemanningsnyckeltal t.ex. på en medelstor avdelning med 9 brukare med demenssjukdom är bemanningen tre personal vardagar dagtid och två personal kvällar och helger. Sannolikt kommer bedömning av omvårdnadsbehov på individnivå medföra att avdelningen ibland ska vara fler personal och ibland färre personal vilket schemamässigt är mycket svårt att hantera och riskerar att medföra kostnadsökningar.

Säkerställ att fastighetsrelaterade kostnader är korrekt budgeterade i de LSS-verksamheter som övertogs från socialnämnden för ett drygt år sedan.

Rekommendationen är mycket relevant och är något nämnden behöver åstadkomma inför budgetår 2020 och framåt. En orsak till bristande budget för renoveringar är att när LSS-verksamheten flyttades till vård- och omsorgsnämnden flyttades ingen investeringsbudget med, därtill har en bristande kunskap om de fastighetsrelaterade kostnaderna utifrån att ingen central samordning av fastighetsrelaterade frågor för LSS-verksamheten inrättats. Nämnden kommer att sträva efter att ta hänsyn till fastighetsrelaterade kostnader inför budgetår 2020.
 

Den dagliga schema- och bemanningsplaneringen styrs på ett i huvudsak bra sätt. Det finns enheter i personlig assistans som dock inte följer de rutiner som gäller vilket riskerar medföra onödiga kostnader. Vi rekommenderar därför att åtgärder vidtas i syfte att säkerställa att alla enheter följer rutinerna.

Inför verksamhetsår 2020 pågår ett arbete att inrätta en ny budgetfördelningsmodell för verksamheten personlig assistans. I nuläget utreds och omvärldsbevakas ett antal frågor kopplade till bemanning, ersättningssystem och ökad samordning inom verksamheten personlig assistans. Syftet med den nya budgetfördelningsmodell är att tydliggöra bemanningskrav och ekonomi i syfte att alla rutiner kring scheman och bemanningsplanering ska följas.



Idag tillämpas 134 timmar exklusive dubbelbemanning som brytpunkt för när hemtjänst är dyrare än särskilt boende. Vi rekommenderar att en kontroll genomförs i syfte att säkerställa att brytpunkten inte ligger högre.

Brytpunkten vid hur många hemtjänsttimmar per månad som kostnadsmässigt motsvarar en plats på särskilt boende varierar. Dels varierar kostnaden per hemtjänsttimma på var brukaren bor (restid), därtill påverkar den genomsnittliga längden på besöken (täta korta besök är dyrare än färre längre besök). Dels varierar också kostnaden beroende på vilket särskilt boende brukaren behöver, en plats på demensboende är kostsammare än en plats på ett somatiskt boende.

Förvaltningens beräkningar samt uppskattningar från andra kommuner sammanfattar att i genomsnitt uppgår brytpunkten till mellan 120 – 150 hemtjänsttimmar per månad för de allra flesta ärenden. Vård- och omsorgsnämnden följer månadsvis upp antalet personer med mer än 150 timmars hemtjänst och tillämpar i myndighetsbesluten 134 timmar exklusive dubbelbemanning som brytpunktsnivå.

Nämnden anser att för att fastställa en exakt brytpunkt behöver individuella hänsyn tas per brukare såsom var brukaren bor, antal besök brukaren behöver och vilken inriktning det särskilda boendet som är aktuellt för brukaren har. Långsiktigt skulle en modell som tar hänsyn till dessa parametrar vara intressant. Nämnden anser att nuvarande schablon för brytpunkt ger en i nuläget tillräckligt god bild av brytpunkten mellan hemtjänst och särskilt boende.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2019-10-07 § 56.

Vård- och omsorgsnämnden valde 2019-01-10 § 6 , ledamot Susanna Nerell (C) att ingå i förtroenderåd på Bjärkegården fram till 2022-12-31. Susanna Nerell (C) avsade sig sitt uppdrag som ledamot i vård- och omsorgsnämnden 2019-08-02, varför nämnden nu behöver göra ett kompletteringsval till förtroenderådet på Bjärkegården.

Beredning

Vård- och omsorgsnämnden har i skrivelse daterad 2019-10-14 lämnat följande yttrande:
Vård- och omsorgsnämnden väljer NN att ingå i förtroenderådet på Bjärkegården fram till 2022-12-31.

Förslag till beslut på sammanträdet

Torbjörn Gustafsson (C) föreslår Zlatibor Zinik (C) att ingå i förtroenderådet på Bjärkegården efter Susanna Nerell (C).

Beslutsgång

Ordförande frågar om Zlatibor Sinik (C) kan väljas att ingå i förtroenderådet på Bjärkegården efter Susanna Nerell (C), och finner att så är fallet.

Ärendet hänskjuts till vård- och omsorgsnämndens sammanträde 2019-11-18.

En rapporteringsskyldighet införs 2006-07-01 i socialtjänstlagen 16 kap. § 6 f-h. Rapporteringen gäller ej verkställda gynnande beslut enligt 9§ och rapportering enligt 28f-g §§ LSS. Rapporteringen skall ske till IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige.Till fullmäktige och revisorerna ska nämnden lämna en statistikrapport över hur många gynnande beslut enligt 9 § som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum.
Uppgifterna i rapporten ska vara avidentifierade. Det ska således inte gå att härleda uppgifterna i rapporten till enskilda personer. Det ska framgå hur stor del av de ej verkställda besluten som gäller kvinnor respektive män. Rapporteringen ska göras en gång per kvartal.

Beredning
Kommunrevisionen KPMG har genom Viktoria Bernstam meddelat förvaltningen att individbilagan avseende ej verkställda beslut inte behöver expedieras som rutin till kommunrevisionen kvartalsvis. I de fall kommunrevisionen önskar ta del av individbilagorna för fördjupad granskning, tas kontakt med förvaltningen. Kvartalsvis kommer fortsatt nämndbeslut och statistikbilaga expedieras till kommunrevisionen.

Statistik redovisas månadsvis till nämnden över antal fattade beslut under månaden,
beläggning i särskilda boendeformer, samt utförda hemtjänsttimmar. Statistiken ger en ögonblicksbild från den 20:e varje månad.

Redovisning av statistik ingår som en del i nämndens internkontroll

Delegering av ärenden inom en nämnd regleras i Kommunallagen 6 kap §§ 33-38 Vård- och omsorgsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till ordförande, viceordförande, vård-och omsorgsnämndens arbetsutskott och enskilda kommunala tjänstemän enligt nämndens delegationsförteckning. Dessa beslut skall anmälas till vård-och omsorgsnämnden för information, kontroll och registrering.

Anmälan av delegationsbeslut ingår som en del i nämndens internkontroll.

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse daterad 2019-10-14 lämnat följande yttrande:
Följande delegater har fattat nedanstående beslut enligt delegationsförteckningen, under den aktuella perioden:

Förvaltning/Allmänt-kategori A16
Anita Hedström, förvaltningschef
Nedsättning av eller befrielse från avgift inom ramen för gällande riktlinjer, 31 st

LSS kategori A 74
Birgitta Strandin, myndighetschef
Bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna, 5 st

Förvaltningschefens vidaredelegation kategori D3:
Heidi Juntoft Jonasson, enhetschef Brunnen
Beslut om att ersätta enskild person för egendomsskada som förorsakats av personal upp till ett belopp om 1 500 kr/skada, 1 st

Protokoll FSG 2019-10-14. (Ej justerat)

Protokoll. Genomlysning av vård- och omsorgsnämnden. § 180, 2019.525 KS.

Protokoll. Riktlinjer för visselblåsarfunktionen i Alingsås kommun. § 181, 2019.519 KS.