Möte 2018-12-17

Parentation för Vanja Larsson (V). Ljuständning och en tyst minut hålls. Susanna Nerell (C) läser en dikt av Kent Andersson.

A/ Månadsuppföljning 2018 - nov

B/ Föreningsbidrag 2019

C/ Ekonomiska utmaningar inför 2019 och framtidsutmaningar

D/ Medarbetarenkät 2018

E/ Förvaltningschefens information

- Framtidens vårdinformationsmiljö, FVM

- Lokalinformation om partnering 2, Bjärkegården och Brunnsgården

- Cesam, central samverkansgrupp, strategisk plan för kompetensförsörjning. Sommarrekrytering pågår.

- Under rekryteringsperioden av ny förvaltningschef går Marie Bake och Andres Hasselteg in med ett delat ansvar som förvaltningschefer

A/ Ordförande  informerar om det möte som ägde rum under förra veckan, där intressenter från byggbranschen kom och presenterade sina ideer kring byggande av äldreboende i Stadsskogen.

B/ Roland Salomonsson (M) återredovisar från förtroenderåd på Hagagården som genomförts tillsammans med Johanna Frisk (V).

C/ Christina Karén (M) redovisar från sin  "prao" hos en sjuksköterska i förvaltningen.

D/ Britt Andersson Näsman (S) återrapporterar från förtroenderåd som genomförts på Hemsjögården tillsammans med Ali Said (C), Susanna Nerell (C) och Lars-Olof Jaeger (SD)

E/ Bo Kuylenstierna (MP) återrapporterar från förtroenderåd som genomförts på Ginstgården tillsammans med Kristina Grapenholm (L).

Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde den 31 oktober 2018 i samband med kommunens delårsbokslut att ge kommunens nämnder följande uppdrag.

2. De nämnder som prognostiserar underskott innevarande år ska snarast besluta om handlingsplaner för att hantera prognostiserade underskott.

4. Kommunens nämnder ges i uppdrag att omgående besluta om handlingsplaner med syfte att påbörja omställningsarbetet för att efterleva de av fullmäktige beslutade ramarna 2019.

Vård och äldreomsorgnämndens arbetskott har vid sitt sammanträde 2018-11-05 § 67, gett förvaltningen i uppdrag att till nämnd 2018-11-19 komma med förslag till handlingsplan med risk- och konsekvensanalys för att anpassa verksamheten till 2018 års ramtilldelning, som ett första led i omställningsarbetet inför 2019. Åtgärderna i handlingsplanen är riktade för att ta om hand 2018 års underskott om 14,5 mnkr och är ett första led i åtgärder för att anpassa verksamheten till 2019 års ramtilldelning.

Beredning
Förvaltningen har till nämndens sammanträde 2018-11-19 presenterats ett antal förslag med risk och konsekvensanalys. Efter politiska överväganden, presenteras följande förslag till handlingsplan i två delar.Förvaltningen arbetar vidare med de åtgärder för budgetbalans som pågår, med anledning av den stora ökningen av antalet timmar i hemtjänsten.

• Åtgärder för att minska antalet hemtjänsttimmar bland annat genom att minskning av avvikelsetid och samordning av insatser.
• Insatser för att stödja ökad budgetföljsamhet.
• Erbjudande om särskilt boende för personer med omfattande hjälp.
• Minskning av antalet timanställningar.
• Återhållsamhet vid tillsättning av timvikarier
• Indragning av utvecklingstjänst på hälso- och sjukvårdsavdelningen

Till dessa tillkommer förslag om följande åtgärder.

• Intensifierat fokus på budgetföljsamhet
• Återhållsamhet i inköp, utbildning och konferenser.

För att efterleva de av fullmäktige beslutade ramarna för 2019 behöver ytterligare åtgärder genomföras och förvaltningen ges i uppdrag att återkomma till nämnden i februari månad med åtgärder som syftar till:

• Sänkta overheadkostnader.
• Kostnadseffektivare boendeplatser inom särskilt boende för äldre och bostad med särskild service inom LSS.
• Begränsning av vissa insatser i hemtjänsten.
• Begränsningar av vissa insatser inom LSS-området.
• Fortsatt digitalisering för en kostnadseffektiv verksamhet.

Förslagen till förändringar ska kunna genomföras under den närmaste tvåårsperioden. Till handlingsplanen ska bifogas en genomgripande risk- och konsekvensanalys samt tidplan för när olika åtgärder kan genomföras. Ärendet ska beredas så att beslut kan fattas i vård- och omsorgsnämnden i februari 2019.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-12-03 § 86.

I kommunfullmäktiges Flerårsstrategi 2018-2020, ( Flerårsstrategi 2018-2020 för Alingsås kommun s.7), fick vård- och äldreomsorgsnämnden i uppdrag att under innevarande år renodla undersköterskeuppdraget genom att finna möjligheter för andra yrkeskategorier att bistå verksamheten. Vård- och äldreomsorgsnämnden gav förvaltningen i uppdrag, 2018-04-09 § 21, att utreda vinster och utmaningar av ett eventuellt införandet av en ny yrkeskategori, benämnd serviceassistent, inom vård- och äldreomsorgen. Uppdraget ska slutredovisas senast december 2018.

Beredning

Förvaltningen har med utredningen haft som målsättning att genom en bred kunskapsinhämtning sammanställa ett underlag som kan utgöra beslutsunderlag för vård- och äldreomsorgsnämnden i frågan om en renodling av undersköterskeuppdraget.

I inledningsskedet gjordes två, för utredningens fortsatta inriktning, viktiga avgränsningar:

Utredningen omfattar endast vård- och äldreomsorgen. Det innebär att avdelningen för funktionsstöd och LSS inte omfattas av de förslag som lämnas i utredningen.

Utgångspunkten för frågan om en renodling av undersköterskeuppdraget har i utredningen varit ett kompetensförsörjningsperspektiv. Det innebär att i överväganden för eventuellt införande av en ny yrkeskategori i vård- och äldreomsorgen, har varit att se till verksamhetens behov utifrån ett kvalitets-, brukar- och arbetsmiljöperspektiv.

Den andra avgränsningen har gjorts mot bakgrund av att vård- och äldreomsorgen i Alingsås kommun, precis som övriga svenska kommuner, står inför stora utmaningar gällande kompetensförsörjning. En strategi att möta dessa utmaningar är genom arbetsdelning.

Utredningen har pågått under perioden augusti-december. Arbetsgrupper inom kvarboendeavdelningen, boendeavdelningen, förvaltningsledningsnivå, HR, ekonomi och fackförbundet Kommunal tillsattes med uppgift att genom ett arbetsverktyg ta hänsyn till möjligheter och utmaningar med ett eventuellt införande av en ny yrkeskategori. Studiebesök har gjorts i Skövde kommun och Göteborgs Stad, som infört någon form av arbetsdelning inom äldreomsorgen. Erfarenheter har inhämtats från Hemtrevnad, Ahlströmergymnasiet, Campus Alingsås vuxenutbildning. Alingsås kommuns arbetsmarknadsenhet och Arbetsfördelningen tillfrågats om sina erfarenheter kring frågan och om intresse av att ingå som samarbetspart vid ett eventuellt införande. Kommunala pensionärsrådet har deltagit i utredningen som referensgrupp och representant för ett brukarperspektiv.

Förvaltningsledning och gruppchefer för arbetsgrupperna tog efter ovanstående kunskapsinhämtningen beslut vid möte 2018-11-08 beslutet att föreslå nämnden att en ny yrkeskategori inom vård- och äldreomsorgen behöver innefatta vård- och omsorgsnära insatser. Förslag är att vårdbiträde införs som ny yrkeskategori. Förslaget har fattats mot bakgrund av det fortsatt stora behovet av utbildad personal inom vård- och äldreomsorgen samt utifrån ett verksamhets- och brukarperspektiv. För titeln vårdbiträde finns kopplat kompetenskrav som innefattar viss vård- och omsorgsutbildning.

Förslaget överensstämmer med det inriktningsbeslut som fackförbundet Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har fattat på nationell nivå. Kommunals lokala avdelning i Alingsås ställer sig bakom fackförbundets nationella ståndpunkt, de står alltså bakom ett återinförande av yrkeskategorin vårdbiträde vid sidan av yrkeskategorin undersköterska inom vård- och äldreomsorgen.

Förvaltningens förslag innebär att de extratjänster som idag finns inom förvaltningen som en arbetsmarknadspolitisk åtgärd och finansieras av statliga medel, finns kvar så länge externa medel tillförs. En översyn kan behöva genomföras kring vilka kompetenskrav som ska finnas för dessa extratjänster samt eventuell förändrad titulation.

Detta innebär sammantaget att förvaltningen föreslår ett införande av vårdbiträde inom vård- och äldreomsorgen och inte ett införande av yrkeskategorin serviceassist.

Utredningen har visat på komplexiteten i denna fråga, där flera olika perspektiv behöver beaktas och övervägas varför förslag om inriktningsbeslut lämnas som ger förvaltningen i uppdrag att belysa frågan utifrån främst följande punkter:

Ekonomiska aspekter

• Kartläggning av arbetsmarknaden och tillgång på arbetskraft motsvarande de kompetenskrav som ställs på yrkeskategori vårdbiträde
• Behov av utbildnings- och valideringsinsatser
• Samarbete mellan berörda parter
• Uppdragsbeskrivningar, tydlighet i arbetsdelning
• Ledarskapsuppdraget
• Brukarperspektivet
• Risk- och konsekvensanalys.

Vid sitt sammanträde 2018-12-04 § 87 hänsköt arbetsutskottet beslut i ärendet till nämndens sammanträde 2018-12-17.

Enligt Lagen om valfrihetssystem, LOV som vård- och äldreomsorgsnämnden tillämpar för utförare av hemtjänst i Alingsås ska kommunen upprätta ett förfrågningsunderlag. Detta skall innehålla en uppdragsbeskrivning, administrativa bestämmelser, krav på leverantörer och kommersiella villkor. För att ha en möjlighet att förändra avtalen med hemtjänstleverantörerna har vård- och äldreomsorgsnämnden valt att skriva avtal med utföraren som gäller för ett år i taget. Då ges möjligheten att årligen revidera förfrågningsunderlag utifrån nya behov och bestämmelser.

Förvaltningens yttrande

Förfrågningsunderlaget är reviderat och förändringar i detta förfrågningsunderlag är gjorda. Ändringarna är markerat med gult i förfrågningsunderlaget.

Utförare ska ha tillräcklig kompetens och erfarenhet för att utföra uppdraget enligt kraven i Socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen och detta förfrågningsunderlag. Det innebär att utföraren ska ha erfarenhet av att organisera och driva motsvarande verksamhet under minst 12 månader de senaste fem åren. Tidigare skulle utföraren haft erfarenhet att organisera och driva hemtjänst under minst 12 månader de senaste sju åren. Med motsvarande verksamhet menas hemtjänst eller särskilt boende.

Är organisationen nybildad eller inte har drivit motsvarande verksamhet tidigare ska minst en person i övergripande ledningen ha erfarenhet av att organisera och driva motsvarande verksamhet under minst 12 månader de senaste fem åren. Tidigare skulle utföraren haft erfarenhet att organisera och driva hemtjänst under minst 12 månader de senaste sju åren.

Den som är ansvarig för den dagliga driften ska ha erfarenhet inom äldreomsorgen, ha minst 12 månaders erfarenhet av arbetsledning under de senaste 5 åren, tidigare var det de senaste åtta åren.

Från den 1 januari 2019 krävs det tillstånd från IVO för att få bedriva hemtjänst. Utföraren ska uppfylla IVO:s krav att driva hemtjänst och kunna uppvisa att de är godkända.

Utföraren skall inkomma med godkänd ansökan från IVO om de byter ansvarig för den dagliga driften.

Detta förfrågningsunderlag föreslås gälla från 2019-04-01 till och med 2020-03-31.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-12-03 § 88.

I vård- och äldreomsorgsnämndens reglemente står att nämnden med de riktlinjer som nämnden fastställer skall ge olika form av stöd och stimulans till föreningar med verksamhet som har nära anknytning till frågor som direkt rör nämndens målgrupper. Föreningsbidraget uppgår 2018 till 300 000 kronor och kommer årligt uppräknas utifrån uppräkning av budgetram för Vän.

Vård- och omsorgsnämnden har enligt ”§ 57 Dnr 2018.210 VÄN 078” uppdragit åt förvaltningen att starta en arbetsgrupp bestående av två av nämnden utsedda politiker och två tjänstemån. Arbetsgruppen ska återredovisa ett förslag på förändrade riktlinjer för föreningsbidrag senast den 1/11 2018 till vård- och äldreomsorgsnämnden. I arbetet ska en referensgrupp med medlemmar från kommunala pensionärsrådet involveras.

Arbetsgruppen har bestått av nämndsledamöter Gurli Eriksson (S) och Lars-Olof Jaeger (SD) och tjänstemän har varit Andreas Hasselteg och Ingela Funegård.

 Beredning

De nya riktlinjerna om ersättning anger fortsatt att 80 procent utgör ett ordinarie föreningsbidrag Av det ordinarie föreningsbidraget fördelas fortsatt:

• 50 procent till föreningar utifrån en fördelningsnyckel som baseras på antalet betalande medlemmar.
• 50 procent till föreningar utifrån en fördelningsnyckel som baseras på föreningarnas fasta lokalkostnader.

För att förstärka föreningarnas möjlighet att förutse bidraget och skapa en utjämning som skyddar mot svängningar under enskilda år föreslås fortsatt föreningsbidraget framräknas utifrån de tre senaste årens genomsnittliga föreningsbidrag.

De återstående 20 procenten av föreningsbidraget föreslås byta namn från ”Projektbidrag” till ”Kompletterande föreningsbidrag”. Kompletterande föreningsbidraget föreslås få en inriktning mot att:

• Främja frivilligverksamhet i syfte att minska social isolering.
• Främja projekt som kompletterar äldreomsorgens ordinarie verksamhet.
• Främja projekt som bidrar till att pröva och utveckla nya metoder och idéer mot äldreomsorg.

För att frigöra medel till ovanstående utan att öka föreningsbidragets storlek föreslås kompletterande föreningsbidrag inte beviljas för investeringskostnader eller för att minska självkostnaden för personers/föreningars egna aktiviteter.

Kompletterande föreningsbidrag föreslås heller inte kunna sökas för egenkostnader som föreningar har för att anordna regelbundna uppträdande och/eller aktiviteter mot äldreomsorgens målgrupper på framförallt äldreboenden. Istället föreslås förebyggandeenheten få ett utökat ansvar att samverka med föreningar som vill anordna aktiviteter på äldreboenden.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-12-03 § 89.

Svarsfrekvensen på medarbetarenkäten 2018 hos Vård- och äldreomsorgsförvaltningen låg på 83,6%. Det är en något lägre svarsfrekvens än 2017 men ändå en hög svarsfrekvens, vilket ger ett tillförlitligt resultat och en god indikation på den upplevda arbetsmiljön. I år är det ett nytt frågebatteri och enkäten är en ”testenkät”, enkäten bestod av 60 frågor. Resultatet visar att kategorierna ”Arbetsbelastning” och ”Återhämtning” låg på de lägsta värdena. Kategorin ”Stöd” låg på det högsta värdet men övriga kategorier gav också höga resultat. Förvaltningens NMI-värde på 3,9 är fortsatt högre än kommunens totala resultat (3,8) och högre än samtliga förvaltningars resultat men man kan i år se ett mer jämnare resultat rakt över förvaltningarna gällande NMI. Se bilaga.

Arbetet med att ta fram handlingsplaner för att hantera resultatet av året medarbetarenkät startar redan nu på samtliga enheters APT:er och vidare sedan i förvaltningens olika samverkansforum under våren 2019. Det arbetet kommer slutligen att mynna ut i en reviderad förvaltningsövergripande handlingsplan.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-12-03 § 90.

Vård-och äldreomsorgsnämnden har vid sitt sammanträde 2018-11-19 § 107 fattat beslut om sammanträdesdagar under året för vård-och äldreomsorgsnämnden, arbetsutskottet och FSG

Förvaltningens yttrande:
Förvaltningen fick i uppdrag vid arbetsutskottets sammanträde 2018-12-03 § 91 att föreslå nya sammanträdestider för de tillfällen som de beslutade tillfällena krockar med KS-sammanträdesdagar, vilket vid fyra tillfällen gällde arbetsutskottet och vid ett tillfälle gällde nämnden. Ytterligare en tid för VÄN har planerats in den 10 januari 2019, och arbetsutskottets tid den 7 januari har strukits.

Tabellen nedan visar sammanträdestiderna efter att de korrigerade tiderna har lagts in.

 

Tid och plats:
VÄNAU börjar kl 14:00 i lokal Silvia om inget annat anges
FSG börjar kl 10:00 i lokal Silvia om inget annat anges
VÄN börjar kl 14:00 i lokal Sunnerö om inget annat anges

I enlighet med riktlinjer för ekonomistyrning i syfte att uppnå god ekonomisk hushållning (KF 2017-12-13 §251) ska nämnden månadsvis besluta om en månadsuppföljning. Månadsuppföljningen ska expedieras till kommunstyrelsen. Nämnden får vidare inte lägga fram en negativ prognos utan att samtidigt lägga fram en handlingsplan.



Förvaltningens yttrande

Vård och äldreomsorgsnämnden särredovisar ekonomin mellan äldreomsorg och funktionsstöd i enlighet med nämndbeslut (2018.04.09).

Äldreomsorgen prognostiserar ett underskott om 6,0 mnkr för verksamhetsår 2018 och funktionsstöd prognostiserar ett underskott om 8,5 mnkr för 2018. Prognoserna är oförändrad jämfört med föregående prognos.

Statistik redovisas månadsvis till nämnden över antal fattade beslut under månaden,beläggning i särskilda boendeformer, samt utförda hemtjänsttimmar. Statistiken ger en ögonblicksbild från den 20:e varje månad.

Redovisning av statistik ingår som en del i nämndens internkontroll.
 

Delegering av ärenden inom en nämnd regleras i Kommunallagen 6 kap §§ 33-38.

Vård- och äldreomsorgsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till ordförande, vice ordförande, vård- och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott och enskilda kommunala tjänstemän enligt nämndens delegationsförteckning. Dessa beslut skall anmälas till vård- och äldreomsorgsnämnden för information, kontroll och registrering.



Anmälan av delegationsbeslut ingår som en del i nämndens internkontroll.



Förvaltningens yttrande:

Följande delegater har fattat nedanstående beslut enligt delegationsförteckningen, under den aktuella perioden:





Förvaltning/Allmänt-kategori A16

Catharina Johansson, förvaltningschef

Nedsättning av eller befrielse från avgift inom ramen för gällande riktlinjer, 28 st

Förvaltning/Allmänt-kategori C1

Catharina Johansson, förvaltningschef

Anställning, 3 st (vidaredelegation)



Förvaltning/Allmänt-kategori C5

Catharina Johansson, förvaltningschef

Varning 1 st



Förvaltningschefens vidaredelegation:

Förvaltning/Allmänt – kategori D2

Marie Bake, avd chef

Kassation 1 st



Förvaltning/Allmänt – kategori A17

Jenny Andersson, enhetschef

Beslut om att ersätta person för skada som orsakats av personal



Förvaltningschefens vidaredelegation inom personalområdet:

Se bilaga

FSG. Protokoll 2018-12-10

KS. Protokollsutdrag. Digital målbild för Alingsås kommun - öppen och smart. Dnr 2017.676 KS

KS. Protokollsutdrag. Förslag till nya reglementen för kommunstyrelser och nämnden. Dnr 2014.598 KS

KS. Protokollsutdrag. Månadsuppföljning 2018 Alingsås kommun, driftekonomi - september. 2018.113 KS

KS. Protokollsutdrag. Val till styrelser och nämnder mm för mandatperioden 2019-2022. 2018.497 KS