Möte 2018-06-18

A/ Pär-Otto Waern, affärsområdeschef på Frösunda Omsorg AB, Carola Murås och Marie-Louise Törnquist, båda enhetschefer, informerar om verksamheten samt om bolagets ägarbyte.

B/ Göran Westerlund, Alingsås kommuns dataskyddsombud, presenterar sig och sitt uppdrag , samt informerar om GDPR

C/ Förvaltningschefens information

- Föreläsning heldag 24 september. HälsoGReppet, ESF-projekt

- Frösunda nulägesavstämning

- Återkoppling av artikel i AT om att timanställningarna ökar i kommunen

- 10-års jubileum Kvarnbackens korttidsboende 5 september kl 14:30. Alla nämndledamöter och ersättare är välkomna

- Återremiss fixartjänst. Ärendet kommer upp till nämnd i augusti.

- Ginstgården - öppna nya platser under hösten i två steg

- LSS-boende - rekrytering pågår. Öppnar i september.

- Nya hemtjänstlokaler i Sollebrunn

- Återkoppling avtalsuppföljning kost.

Enligt reglementet ska KPR sammanträda fyra gånger per år. Vid behov kan rådet sammanträda oftare. Önskemål om ytterligare sammanträden ska då ställas till vård- och äldreomsorgsnämnden.


Beredning
Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Under arbetsåret 2017 har KPR kommit fram till att de önskar ytterligare sammanträde under 2018. Mot bakgrund av detta beslutade KPR vid sitt sammanträde 2018-02-23 att föreslå att vård- och äldreomsorgsnämnden beviljar att ytterligare ett sammanträde, i form av utbildning, kan äga rum under 2018. KPR föreslog Styrande dokument som utbildningstema.

Vid sitt sammanträde 2018-04-09 § 28 hänsköt nämnden beslut i ärendet till sitt sammanträde 2018-06-18, och bad KPR inkomma med nytt förslag på utbildningstema tills dess.


2018-05-14 inkom KPR med förslag på följande utbildningstema:

• Genomgång av olika boendeformer för äldre med definitioner, kriterier, villkor.
• Analys av kommande behov och Handlingsplan
• Hyresnivåer och bostadstillägg

Vid KPR:s sammanträde 2018-05-25 § 20 beslutades följande:

1. KPR beslutar att till nämnden föreslå Boende för äldre i Alingsås – ramprogram,

lokalförsörjning, boendeformer och byggnationer som tema till utbildningsdag för KPR under

hösten 2018. Utbildningen ska innehålla ovanstående punkter.

2. Datum för utbildningen blir 12 oktober 2018.


Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-06-04 § 37

Agneta Grange Petrusson (SD) har till kommunfullmäktige den 27 september 2017 lämnat en motion om terapihundar inom äldreomsorgen. Motionen har expedierats till Vård- och äldreomsorgsförvaltningen. 2018-04-25 remitteras ärendet till Vård- och

äldreomsorgsnämnden. Motionären yrkar att kommunfullmäktige ger vård- och äldreomsorgsnämnden i uppdrag att utreda hur verksamheten med vårdhundar skall kunna inrättas inom den kommunala äldreomsorgen i Alingsås samt att äldreomsorgen inför vårdhundar i sin verksamhet på försök.


Beredning
Förvaltningen är i grunden är positiva till förslaget men återkommer i flerårsstrategin för ställningstagande. Detta med hänsyn till budget för eventuellt inrättande av verksamhet med vårdhundar.

Från och med 2018 har nämnden övertagit ansvaret för Avdelningen för funktionsstöd, AFF, från socialförvaltningen. Inom avdelningen ska behov av bostäder med särskild service och daglig verksamhet tillgodoses enligt LSS, Lag om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade. Under första kvartalet 2018 står 15 personer på kö till LSS-boende varav 3 personer väntat mer än sex månader på plats. När en kommun inte erbjuder plats vid LSS-boende inom 12 månader från beslut riskeras ett vite, och redan under hösten 2018 kan Alingsås kommun bli tvungen att betala viten för personer med beslut om boende enligt LSS som inte erbjudits bostad inom föreskriven tid.


Beredning
Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Vård- och äldreomsorgsförvaltningen har i flera år haft andrahandsuthyrning av lägenheterna i fastigheten på Klämmavägen 2. På första våningen ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden sedan årsskiftet för den gruppbostad som avdelningen för funktionsstöd har där. Lägenheterna på andra våningen har hyrts ut till studenter vid handbollsgymnasiet och dessa avtal upphör i och med innevarande termins avslut.

Avdelningen för funktionsstöd har kartlagt vilken målgrupp som kan vara aktuell för en bostad på Klämmavägen. Avdelningen har också haft muntlig kontakt med Inspektionen för vård och omsorg, IVO, eftersom de tidigare inte tillåtit flera gruppbostäder på samma adress. IVO har vid dessa kontakter inte haft något att erinra mot ytterligare en gruppbostad på Klämmavägen.


Ett tillskott av ett nytt LSS-boende med sex lägenheter, kan avhjälpa det akuta behovet av bostäder för innevarande år och därmed skulle det inte uppstå några kostnader för viten under 2018. I nämndens vårbokslut finns en beräknad viteskostnad om 1,5 mnkr angiven.

Att öppna ett LSS-boende för sex personer i september 2018 medför kostnader motsvarande ca 1,5 mnkr 2018 för vård- och äldreomsorgsnämnden. Samtidigt förbättras ersättningen till Alingsås kommun från LSS-utjämningssystemet med ca 2,6 mnkr avseende verksamhetsår 2018. För kommande år beräknas kostnad och intäkt motsvara varandra.

Målgruppen som avdelningen för funktionsstöd ansvarar för omfattar alla åldrar och förändringar av behov och insatser växlar genom livets alla faser. Idag finns ingen möjlighet till boendekarriär och ingen stimulans till att skapa flyttkedjor. Insatser till enskilda personer

är inte alltid heller helt anpassade för de varierande behoven när personer med olika åldrar, intressen, förmågor och med varierande hälsa bor i samma gruppbostad. Det är också svårare att bemanna med rätt kompetens och bedriva verksamheten resurseffektivt med varierande behov i insatser och bemanningstäthet.

Vård- och äldreomsorgsförvaltningen ser att det finns behov av att kartlägga och beskriva de skiftande behoven av bostäder med varierad utformning och innehåll genom dessa livsfaser. Detta för att få ett helhetsgrepp om bostadsbehoven och utifrån underlaget ta fram en strategi för att kunna erbjuda rätt typ av boende när behoven ändras.

Strategin skulle kunna omfatta såväl en plan för att erbjuda en egen bostad till den som har fyllt 20 år och vill flytta hemifrån, som en plan för tillgodose så att en äldre person inom målgruppen kan erbjudas ett anpassat boende utifrån dennes behov.

Dessa strategier finns inte idag och Vård- och äldreomsorgsförvaltningen ser att detta verktyg kan behövas för att stå bättre rustad för att hantera boendefrågorna inom LSS-verksamheten i framtiden.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-06-04 § 38.

Vid äldreboendet Ginstgården har lokaler som tidigare varit dagverksamhet för

demenssjuka samt personalutrymmen byggts om till en gruppbostad med 8 lägenheter. Dagverksamheten har flyttat till Hagagården och personalutrymmen har flyttats till tredje våningen och till förskoledelen av fastigheten Ginsten. Den nya gruppbostaden står inflyttningsklar sedan en månad tillbaka. Det är Bräcke diakoni som ansvarar för driften av äldreboendet på Ginstgården.

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Under 2018 har det hittills i snitt varit cirka 40 personer som väntat på plats i särskilt boende varje månad. I takt med kommunens ökande befolkning i de högreåldersgrupperna, förväntas kön att fortsätta öka framöver.

På Ginstgården finns det sedan tidigare 24 lägenheter fördelade på tre gruppbostäder och det finns samordningsvinster att göra med ytterligare drift av en gruppbostad på plan ett.

Driftskostnaderna beräknas uppgå till cirka 750 tkr netto för en uppstart av verksamhet under de sista månaderna 2018. För helåret 2019 beräknas nettokostnaden uppgå till cirka 3,5 mnkr för drift av de 8 nya platserna. Uppstarten föreslås ske i två etapper med start av fyra platser i mitten av oktober och ytterligare fyra platser under november månad.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-06-04 § 39.

I vård och äldreomsorgsnämndens reglemente står att nämnden med de riktlinjer som nämnden fastställer skall ge olika form av stöd och stimulans till
föreningar med verksamhet som har nära anknytning till frågor som direkt rör nämndens målgrupper. Nuvarande riktlinjer för fördelning av föreningsbidrag beslutades 2008.

Invånarna i Alingsås kommun som är över 65 år uppgår till cirka 9 000 personer och de sju pensionärsföreningar som ansökt om föreningsbidrag
2018 har cirka 3 500 medlemmar.

Föreningsbidraget uppgår 2018 till 300 000 kronor. 240 000 kronor av bidraget fördelas till ordinarie pensionärsföreningar utifrån antal medlemmar
och lokalkostnader. Därtill fördelas 60 000 kronor av bidraget som ett särskilt stöd för äldreverksamhet. Till exempel idrottsresor för äldre, omkostnader vid aktiviteter mot äldreomsorgen, uppmuntran till frivilligarbetare med mera.

Föreningsbidrag avseende övertagen funktionsstödsverksamhet från Socialnämnden har ej flyttats till vård- och äldreomsorgsnämnden och
inkluderas inte i föreslagen översyn.

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
En målsättning med förändringen av föreningsbidraget är att fortsatt stödja pensionärsföreningarna men också att se över om bidraget kan utvecklas för
att främja ökad samverkan med civilsamhället och frivilligkrafter. Bl.a. är det viktigt att arbeta för att minska känslan av ensamhet och social isolering.
Enligt Socialstyrelsens brukarundersökning 2018 svarade mindre än hälften (50 % hemtjänst och 38 % Särskilt boende) att de inte upplever ensamhet.En översyn av föreningsbidraget avser bland annat att se över:

• Hur kan den ordinarie äldreomsorgen avlastas av civilsamhället för att motverka social isolering och ensamhet.
• Hur ska aktörer inom civilsamhället kompenseras för arbetsinsatser som gynnar äldre invånare i Alingsås kommun och samtidigt avlastarVård- och äldreomsorgsnämndens ordinarie verksamhet.
• Hur ska granskning och uppföljning av bidragsmottagarna ske.
• Vilket belopp ska föreningsbidraget uppgå till.

Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2018-06-04 § 40.

Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (kap.4, § 2) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 §) kallas denna beskrivning arkivbeskrivning.

Beskrivningen ska ge en överblick över hur myndigheten är organiserad och hanteringen av de allmänna handlingarna. Beskrivningen ska utgå från myndighetens arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa, så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras. En arkivbeskrivning upprättas varje mandatperiod eller när organisationsförändringar sker.

Beredning
Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Vård- och äldreomsorgsnämndens senaste arkivbeskrivning uppdaterades 2017-06-19 § 49.
Strukturen i den nya arkivbeskrivningen är samma som den tidigare, men den har förändrats på det sätt som myndigheten har förändrats. De föreslagna ändringarna härrör sig till att kommunens LSS-verksamhet överflyttats från socialnämnden till vård- och äldreomsorgsnämnden 2018-01-01.

Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2018-06-04 § 41.

Enligt kommunens arkivreglemente skall det finnas en dokumenthanteringsplan som beskriver hur handlingar hanteras. För Vård- och äldreomsorgsnämnden gäller den plan som antogs av nämnden 2017-06-19. Planen behöver kompletteras med dokumenthantering för Avdelningen för funktionsstöd som tillkommit i förvaltningen 2018-01-01.

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Planeringsavdelningen har i samråd med avdelningschef för Avdelningen för funktionsstöd reviderat dokumenthanteringsplanen genom att infoga berörda delar för avdelningen.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-06-04 § 42.

Projekteringen för tillbyggnad av Bjärkegården är i sin slutfas och förväntas under hösten övergå i en konkret byggplanering tillsammans med AB Alingsåshem och deras byggpartner i projektet. Under projekteringen har det stått klart att lokalerna för hemtjänst redan blivit otillräckliga sedan förra ombyggnationen som gjordes så sent som 2014. Den planerade byggnationen av tre nya gruppbostäder vid Bjärkegården medger ingen utvidgning av de befintliga hemtjänstlokalerna, utan tvärtom försvåras personalens arbetsförhållanden i nuvarande lokaler av ökade avstånd till bil- och cykelparkeringar m.m.



För cirka tre år sedan vände sig vård- och äldreomsorgsförvaltningen, med hjälp av kommunens dåvarande lokalsamordnare, till fastighetsägare i Sollebrunn för att ställa frågan om hyra av externa hemtjänstlokaler. Det fanns vid det tillfället ingen fastighetsägare som hade lämpliga lokaler inom tätorten att hyra ut.



Sedan ett par år tillbaka har det också tillkommit nya krav för verksamheten, bland annat på tillgång till arbetskläder och hygienriktlinjer för personal inom vården. Det innebär att arbetsgivaren både ska tillhandahålla arbetskläder och ge möjlighet till tvätt av arbetskläder. För att tillgodose detta har alltså behov av mer lokalytor för omklädningsrum, tvättmöjligheter och förråd tillkommit i alla hemtjänstgrupper och på alla äldreboenden i kommunen. Det här är en svårlöst problematik för de växande hemtjänstgrupper som har sina arbetslokaler insprängda i kommunens äldreboenden, där samtliga är underdimensionerade för de nya kraven och de växande volymerna. Så är fallet även vid Bjärkegården.
 

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Att hitta ersättningslokaler för hemtjänsten är en förutsättning för utbyggnad av Bjärkegården. Under 2017 öppnades en möjlighet att inrätta hemtjänstlokaler i Sollebrunns möbelaffär då ägarna uppvaktade kommunen i samband med att man ville sälja sin fastighet på Gästgivargatan 8 i Sollebrunn. Ägarna har även lämnat alternativet att hyra ut plan två som kontorslokaler. AB Alingsåshem/Fabs, har tillsammans med vård- och äldreomsorgsförvaltningen, fört diskussioner med ägarna om att få hyra och iordningsställa plan två i affären till lokaler för hemtjänsten. Dialogen har lett fram till att AB Alingsåshem/Fabs även undersöker möjligheten att köpa fastigheten och hyra ut kontorslokaler till vård- och äldreomsorgsförvaltningen på plan två. För att lokalerna ska bli ändamålsenliga och motsvara myndigheternas krav krävs dock en större ombyggnation.

Byggnaden har ett centralt läge, med närhet till butik, apotek, äldreboendets gemensamhetslokaler och på tomten finns möjlighet att skapa parkering för verksamhetens leasingbilar.

Antalet äldre i Bjärke beräknas fram till 2030 öka med 70 procent, vilket med nuvarande förutsättningar innebär en ökning av antalet årsarbetare i hemtjänst från dagens 30 till ca 50 årsarbetare 2030. Viss entréyta i bottenplan samt lokalytorna på plan två omfattar totalt cirka 450 m² och ger förutsättningar för en ökande personalgrupp och beräknas motsvara behoven under hyresperioden.

Sammantaget bedöms att lokalen kan fungera som en långsiktig lösning på hemtjänstens behov i den norra kommundelen.

För att gå vidare med ett eventuellt köp av fastigheten ska ärendet beredas och beslutas i styrelsen för AB Alingsåshem/Fabs. Det måste också stå klart att plan två medges bygglov för att användas som hemtjänstlokaler och den utformning som detta kräver innan de tar beslut.

Styrelsen för AB Alingsåshem/Fabs vill även att Vård- och äldreomsorgsnämnden lämnar någon form av garanti om hyresbindning för att kunna ta beslut om fastighetsköp.

Ekonomiska förutsättningar
Hyreskostnaden beräknas uppgå till mellan 1 600 – 1 800 kronor per kvadratmeter och år, vilket motsvarar en hyreskostnad om cirka 750 tkr per år. Anledningen till den relativt höga hyreskostnaden är att lokalen i nuläget är tom och relativt stora arbeten krävs för att anpassa lokalen till avsett ändamål. Iordningställandet av lokalerna beräknas uppgå till cirka 9 mnkr och står för merparten av hyreskostnaden.

Vid ett kortare hyresavtal än 10 år kommer sannolikt hyreskostnaden att bli högre.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-06-04 § 43.

I enlighet med riktlinjer för ekonomistyrning i syfte att uppnå god ekonomisk hushållning (KF 2017-12-13 §251) ska nämnden månadsvis besluta om en
månadsuppföljning. Månadsuppföljningen ska expedieras till kommunstyrelsen. Nämnden får vidare inte lägga fram en negativ prognos utan att samtidigt lägga fram en handlingsplan.

Beredning
Vård och äldreomsorgsnämnden särredovisar ekonomin mellan äldreomsorg och funktionsstöd i enlighet med nämndbeslut (2018.04.09)
Äldreomsorgen prognostiserar ett underskott om 3,0 mnkr för verksamhetsår 2018 och funktionsstöd prognostiserar ett underskott om 10,5 mnkr för verksamhetsår 2018. Prognoserna är oförändrade mot vårbokslutet.

Statistik redovisas månadsvis till nämnden över antal fattade beslut under månaden, beläggning i särskilda boendeformer, samt utförda hemtjänsttimmar. Statistiken ger en ögonblicksbild från den 20:e varje månad.

Redovisning av statistik ingår som en del i nämndens internkontroll.

Delegering av ärenden inom en nämnd regleras i Kommunallagen 6 kap §§ 33-38.

Vård- och äldreomsorgsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till ordförande, vice ordförande, vård- och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott och enskilda kommunala tjänstemän enligt nämndens delegationsförteckning. Dessa beslut skall anmälas till vård- och äldreomsorgsnämnden för information, kontroll och registrering.

Anmälan av delegationsbeslut ingår som en del i nämndens internkontroll.

Beredning
Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Följande delegater har fattat nedanstående beslut enligt delegationsförteckningen, under den
aktuella perioden:

Förvaltning/allmänt–kategori A1
Micaela Kronberg Thor (M) ordförandebeslut LSS
Beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan inväntas, 2 st

Förvaltning/Allmänt-kategori A16
Catharina Johansson, förvaltningschef
Nedsättning av eller befrielse från avgift inom ramen för gällande riktlinjer, 48 st

Personalärenden
Se bilaga

• Birgitta Nyman (MP) och Bo Kuylenstierna (MP) har till vård- och äldreomsorgsnämnden initierat ett ärende om att verka för en förändring i vård- och äldreomsorgsnämndens reglemente, som de vil ska tillåta möjlighet till hospicevård för Alingsås kommuns invånare. Ärendet lämnas till förvaltningen för beredning inklusive kostnadsberäkning. Dnr. 2018.249.720
• Bengt Eliasson (KD) efterfrågar information om HälsoGReppet.Förvaltningschefen besvarar frågan.
• Roland Salomonsson (M) överräcker böcker om gott ledarskap i demensvården till ordförande, vice ordförande och förvaltningschef
• Ordförande informerar om torsdagens avslutningsmöte i Stockholm där Tillitsdelegationens arbete presenterades. Även Pär-Göran Björkman (S) deltog i mötet.
• Britt Andersson Näsman (S) återkopplar från förtroenderåd som genomförts på Hemsjögården tillsammans med Susanna Nerell (C) och Lars-Olof Jaeger (SD). Synpunkter på utemiljön framfördes.
• Ingela Lausen (S) återredovisar från praktik på Bjärkegården. Personalen framförde under besöket att skor ska ingå i arbetskläder.
• Birgitta Nyman (MP) frågar efter information om sjuksköterskesituationen. Förvaltningschefens besvarar frågan
• Bo Kuylenstierna (MP) återberättar från förtroenderåd tillsammans med Ingela Andreen (L)

KF. Protokollsutdrag. Politisk organisation mandatperioden 2019-2020. Dnr 2017.247 KS § 87

KS.Protokollsutdrag. Utnämnande av dataskyddsombud. Dnr 2018.331 KS § 90

KS. Protokollsutdrag. Vårbokslut 2018 för Alingsås kommun. Dnr 2018.343 KS § 78

KS. Protokollsutdrag Genomförande av handlingsplan Effekt, punkt 6, samla kommunens stödfunktioner. Dnr 2018.303 KS

Bilaga till uppföljning av nämndernas flerårsstrategier. Dnr 2018.048 KS

Västkom. Överenskommelse mellan Västra Götalandsregionen och samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Dnr 2018.010.002

Kommunala pensionärsrådet (KPR) protokoll 2018-05-25

Förvaltningens samverkansgrupp (FSG) protokoll 2018-06-011 (ej färdigjusterat vid tillfället för nämndsammanträdet)