Möte 2018-04-23

A/ Patient- och kvalitetsberättelse 2017

Avdelningschefer och förvaltningschef presenterar resultatet i patient- och kvalitetsberättelsen, samt hur man praktiskt arbetat med kvalitén under året.

B/ Månadsuppföljning 2018 - mars samt Ny lokal daglig verksamhet

Stabschefen presenterar månadsresultat för mars 2018- Äldreverksamhet och funktionsstöd särredovisas.

Samlokalisering daglig verksamhet. Vinster och kostnader för samlokalisering presenteras.

C/ Förvaltningschefens information

- Dom från HD angående att sondmatning kan vara skäl för LSS

- Idag presenteras forskningsresultat på Tillitsdelegationen avseende forskning kring IOP.

- SAMLA - processledaren byter tjänst och går vidare till nya utmaningar i slutet av maj.

- Ärende till Fabs för att bevaka tomtmark i Stadsskogen.

Patientsäkerhetslagen ger vårdgivaren ett tydligare ansvar för att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och ska arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador.

För att uppfylla kraven i lagen är vårdgivaren skyldig att senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse där det ska framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten, och vilka resultat som har uppnåtts.

Övergripande mål har varit att varje vårdtagare ska känna sig trygg och säker i kontakten med äldrevården. Likaså ska varje medarbetare kunna utföra sitt arbete under sådana förutsättningar att en säker vård och omsorg kan ges. Ett ledningssystem ska tydliggöra och synliggöra verksamhetens kvalitet och dess resultat för vårdtagare, personal, och övriga medborgare.

De viktigaste resultaten som uppnåtts är en fungerande synpunkt och klagomålshantering, en avvikelsehantering, som visar en ökning av antalet avvikelser som skrivs, vilket tyder på en ökad medvetenhet hos personalen.

Beredning

Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) och SOSFS 2011:9 säger att vi skall upprätta en patientsäkerhetsberättelse i vilken det ska framgår hur patientarbetet bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder vi bedrivit för att öka patientsäkerheten samt vilka resultat vi uppnått. Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Denna berättelse försöker uppfylla detta krav.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-04-09 § 24.

Enligt kommunallagen (KL) är det revisorernas uppgift att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Enligt KL 12 kap § 1 ska revisorerna granska all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden i den omfattning som följer av God revisionssed. Styrelsers och nämnders ansvar för verksamheten regleras bland annat i KL 6 kap § 6. Där framgår det att nämnderna ska se till att verksamheterna sköts i enlighet med de riktlinjer som fullmäktige bestämt, att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av nämnderna i Alingsås kommun. Syftet med granskningen är att utifrån en övergripande nivå ge svar på om nämnderna skapat förutsättning för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten.

Den grundläggande granskningen 2017 syftade till att besvara följande frågor:

Har nämnden säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt?

Har nämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering? Det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell.

Har nämnden en tillräcklig intern kontroll? Det vill säga i enlighet med kommunens styrmodell.



Revisorernas bedömning av vård- och äldreomsorgsnämnden

Revisorerna bedömer att nämnden i allt väsentligt har säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål som kommunfullmäktige har bestämt och kommunens styrmodell och att nämnden huvudsakligen har säkerställt en tillräcklig ekonomisk uppföljning och rapportering. Vidare bedöms nämnden delvis ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll.

Revisorerna rekommenderar nämnden utifrån granskningen att:

Säkerställa att nämndens risk- och konsekvensanalys dokumenteras och rapporteras till kommunstyrelsen

Säkerställa att kommunstyrelsen får ta del av ekonomisk månadsuppföljning i enlighet med handlingsplanen Effekt.



Förvaltningens åtgärdsförslag

I årshjulet för nämndens arbete införs en rutin för nämndens arbete kring risk- och konsekvensanalys för att säkerställa att den sker i enlighet med styrmodellen.

Månadsuppföljningen redovisas månatligen till kommunstyrelsen.

Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2018-04-09 § 25.

Vård- och äldreomsorgsförvaltningen har inlett en diskussion för att ta fram ett långsiktigt hyreskontrakt för lokaler på Aleforsvägen 16. Kommande hyresperiod föreslås träda i kraft från årsskiftet 2018/2019 och gälla till årsskiftet 2028/2029. Nämnden föreslås godkänna att ett 10-årigt avtal kan tecknas med TB-gruppen och lämna vidare till kommunstyrelsen för beslut, då hyreskontrakt som har en löptid mellan 2 och 10 år skall godkännas av kommunstyrelsen.
Beredning
Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Daglig verksamhet är med cirka 200 brukare den verksamheten inom LSS som har flest brukare, de senaste tre åren har en utökning skett med cirka 25 brukare och ytterligare inflöde förväntas under de närmaste åren.

Daglig verksamhet har sett över möjligheter att samlokalisera verksamheten till en större lokal som går under arbetsnamnet Krattan. Samlokaliseringen medför att två mindre lokaler på Lövskogsgatan, en lokal på Södra Strömgatan och därtill en större lokal i Kristineholm som i dagsläget rymmer två enheter upphör.
 

Beräknade vinster vid samlokalisering:

• Förbättrad arbetsmiljö på grund av minskad stress vid sjukdom, frånvaro och semester då personal kan samverka på en större enhet. Därtill beräknas de många arbetsplatsrelaterade tillbuden i nuvarande lokaler minska avsevärt.
• Förbättrad kostnadseffektivitet när inköp och personalbemanning kan samordnas. Samt skapas expansionsmöjlighet då nya lokaler kommer bereda plats för fler deltagare till daglig verksamhet.
• Förbättrat aktivitetsutbud för deltagarna i daglig verksamhet.
• Förbättrat läge då ny lokal mer anpassad för deltagarna och deras behov av en lugnare miljö och närheten till skog och natur
• Vidare behöver nuvarande lokal vid Kristineholm renoveras på grund av dålig arbetsmiljö, vilket kan undvikas vid byte av lokal.

Förändringen medför en utökning av den totala lokalytan för daglig verksamhet med cirka 200 kvadratmeter till en ökad hyreskostnad om cirka 0,45 mnkr per år. Utökningen av lokal till daglig verksamhet har varit planerad och inkluderad i antagen lokalförsörjningsplan av Socialnämnden tidigare.


Krattans lokaler på Aleforsvägen 16 är på drygt 1 000 m² och avtal med fastighetsägaren TB-gruppen kan tecknas från att anpassning av lokalerna är
färdigställda under preliminärt sista kvartalet 2018. Mest ekonomiskt fördelaktigt är att teckna ett 10-årsavtal till en hyreskostnad om cirka 1,2 – 1,3 mnkr per år, vilket motsvarar drygt 1 200kr/m² inklusive lokalanpassningar. För daglig verksamhet innebär hyreskontraktet att fyra andra hyreskontrakt kan sägas upp vilket motsvarar en hyresminskning om 0,8 mnkr per år vid helårseffekt anpassning av lokaler ingår i hyreskostnaden.

Hyreskostnaden bedöms som rimlig och även om hyran av lokalerna medför en utökad driftskostnad för nämnden så beräknas stordriftsfördelar och möjligheten att kunna bereda plats för fler deltagare till daglig verksamhet sammantaget resultera i en ökad ekonomisk effektivitet.

Vård- och äldreomsorgsnämnden har framfört önskemål om att jämte ordföranden ha en ständig justerare av vård- och äldreomsorgsnämndens och arbetsutskottets protokoll under mandatperioden 2015-2018, samt en ersättare till densamme.

Beredning
Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:
Vid sitt sammanträde 2015-01-12 § 4 beslutade nämnden att välja en fast protokollsjusterare.
Då den senast valde justeraren, Anders Sandberg (S) den 26 mars 2018 avsagt sig sitt uppdrag som ledamot och vice ordförande i nämnden, behöver nu nämnden välja en ny ständig justerare och ersättare till denne.

I enlighet med de riktlinjer för ekonomistyrning i syfte att uppnå god ekonomisk hushållning (KF 2017-12-13 § 251) ska nämnden månadsvis besluta om en månadsuppföljning. Månadsuppföljningen ska expedieras till kommunstyrelsen. Nämnden får vidare inte lägga fram en negativ prognos utan att samtidigt lägga fram en handlingsplan.

Beredning
Arbetsutskottets beslut
Ärendet månadsuppföljning 2018- mars utgår (VÄNAU 2018-04-09 § 23) och ersätts med ett nytt ärende till nämnd 2018-04-23, där den månatliga ekonomiuppföljningen anpassas efter de nya förutsättningarna i Flerårsstrategi 2018-2020 som nämnden fattade beslut om 2018-04-09 § 21.

Vård- och äldreomsorgsnämnden särredovisar ekonomin mellan äldreomsorg och funktionsstöd i enlighet med nämndbeslut 2018-04-09.

Äldreomsorgen prognosticerar ett underskott om 3,0 mnkr för verksamhetsår 2018 och funktionsstöd prognosticerar ett underskott om 15,0 mnkr för verksamhetsår 2018.

Bakgrund

En rapporteringsskyldighet införs 2006-07-01 i socialtjänstlagen 16 kap. § 6 f-h.

Rapporteringen gäller ej verkställda gynnande beslut enligt 4 kap. 1 § socialtjänstlagen. Rapporteringen skall ske till IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige. Genom ändringen i socialtjänstlagen (SoL) ska en kommun som inte inom skälig tid tillhandahåller bistånd enligt 4 kap. 1 § SoL som någon är berättigad till, enligt beslut från kommunen, åläggas att betala en särskild avgift, en s.k. sanktionsavgift.


Till fullmäktige ska nämnden lämna en statistikrapport över hur många gynnande beslut enligt 4 kap.1§ SoL som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. I rapporten ska anges vilka typer av bistånd dessa beslut gäller samt hur lång tid som förflutit från dagen för respektive beslut. Uppgifterna i rapporten ska vara avidentifierade. Det ska således inte gå att härleda uppgifterna i rapporten till enskilda personer. Inte heller ska nämnden ange skälen till varför de rapporterade besluten inte är verkställda. Meningen är inte att skapa en diskussion kring enskilda ärenden. Däremot ska det framgå hur stor del av de ej verkställda besluten som gäller kvinnor respektive män. Rapporteringen ska göras en gång per kvartal.


Beredning

Förvaltningen har i skrivelse lämnat följande yttrande:

Vid rapporteringstillfälle 2018-04-16 (innefattande kvartal 1) har vård och äldreomsorgsförvaltningen redovisat 25 individrapporter till IVO.

18 individärenden är återrapporteringar från förra rapporteringstillfället (av dessa har 3 personer flyttat in på särskilt boende). 7 individärenden är nya inrapporteringar.

Av de 25 individärenden som är inrapporterade till IVO så har 4 personer inte fått något erbjudande alls, varav 3 är PARBO.


Statistikrapport se bilaga 1.

Statistik redovisas månadsvis till nämnden över antal fattade beslut under månaden, beläggning i särskilda boendeformer, samt utförda hemtjänsttimmar. Statistiken ger en ögonblicksbild från den 20:e varje månad.

Redovisning av statistik ingår dem en del i nämndens internkontroll.

Delegering av ärenden inom en nämnd regleras i kommunallagen 6 kap §§ 33-38. Vård- och äldreomsorgsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till ordförande, vice ordförande, vård- och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott och enskilda kommunala tjänstemän enligt nämndens delegationsförteckning. Dessa beslut ska återanmälas till vård- och omsorgsnämnden för information, kontroll och registrering.

Anmälan av delegationsbeslut ingår som den del i nämndens internkontroll.



Beredning

Följande delegater har fatta nedanstående beslut enligt delegationsförteckningen under den aktuella perioden:

Förvaltning/Allmänt kategori A16

Catharina Johansson, förvaltningschef

Nedsättning eller befrielse av från avgift inom ramen för gällande riktlinjer, 12 st



Förvaltning/Allmänt kategori A7

Catharina Johansson, förvaltningschef

Förordnande av ersättare för förvaltningschef under semester, sjukdom och dylikt, 1 st



Personalärenden

Se bilaga.

Bengt Eliasson (KD) informerar in kommande GDPR och frågar om alla tar del av utbildningen.

Bengt Eliasson (KD) frågar om användningen av GPS och läkemedelsdoseringsapparat i verksamheten. Förvaltningschefen besvarar frågorna.

• Protokoll FSG 2018-04-16