Möte 2024-02-06

I årsbokslutet följer kommunfullmäktige upp arbetet med nämndernas och bolagens åtaganden gentemot de prioriterade målen samt den ekonomiska resursförbrukningen för helåret. I årsbokslut redovisas verksamhet, personal, måluppföljning, internkontroll och uppföljning av ekonomi.

Beredning

Barn- och ungdomsnämndens övergripande mål är högre måluppfyllelse och ökad likvärdighet. Barnens lärande och elevernas studieresultat följs över tid och analyser av insatser och resultat görs på såväl enhetsnivå som huvudmannanivå för att kunna dra slutsatser och vidta åtgärder. Analyser av kunskapsresultaten och vidare utveckling av undervisningen utifrån elevgruppers behov pågår på respektive skola. Huvudmannen följer utbildningens kvalitet genom olika nyckeltal för måluppfyllelse för såväl läroplanernas övergripande mål liksom betyg och meritvärden. Vidare analyseras måluppfyllelse över tid och mellan huvudmannens enheter liksom med riket i stort. Huvudmannen jämför enheter och analyserar dess resultat i relation till strukturella förutsättningar såsom personaltäthet, personal- och rektorsomsättning, socioekonomiska förutsättningar och könsskillnader. På så sätt skapas underlag för att analysera likvärdighet och identifiera utvecklingsområden för att öka såväl måluppfyllelse som likvärdighet mellan huvudmannens enheter.

Den samlade bedömningen är att måluppfyllelsen för kommunfullmäktiges prioriterade mål 3 Alingsåsarna har inflytande, får god service och ett gott bemötande från kommunen är god. Indikator för målet rörande elever i åk 8:s möjlighet till delaktighet når inte nämndens målvärde. Både gruppen pojkar och gruppen flickor har lägre värden 2023 vid jämförelse med 2022. Differensen mellan målvärde och utfall är mindre för gruppen pojkar. Nämndens mål rörande insyn och inflytande i förskola har högre nuläge än målvärde. Nämndens mål rörande invånarnas nöjdhet med kommunens tillgänglighet och service via telefon och e-post är inte uppfyllt. Servicemätningen är för Alingsås kommun ny för i år varför historiska jämförelser inte är möjliga. Målvärdet är definierat utifrån genomsnittligt värde inom respektive nyckeltal för alla deltagande kommuner år 2022. Servicemätningen följer invånarnas uppfattning om bemötande och enkelhet i kontakt med kommunen via telefoni liksom enkelhet och tydlighet i kontakt med kommunen via e-post. Barn- och ungdomsnämnden når målvärdet för samtliga indikatorerna för kommunfullmäktiges prioriterade mål 4 Alingsås barn och elever erbjuds en av landets bästa utbildningar. Nyckeltalet som rör andelen elever som klarar alla delar av nationella prov i matematik, åk 3 är uppnått. Liksom nyckeltalet för elever i åk 6 med lägst betyg E i matematik. Detsamma gäller nyckeltalet Elever i åk 9 som är behöriga till yrkesprogram kommunala skolor som också är högre än målvärdet. Det finns ingen tydlig skillnad i pojkars och flickors resultat för åk 3 och 6 men en viss skillnad kan konstateras för behörighet till yrkesprogram.

Nämndens arbetsmiljömål är att minska sjukfrånvaron och förbättra arbetsmiljön genom att utveckla stödsystem och arbetsmetoder. Effekterna av pågående och planerade åtgärder förväntas bidra till en förbättrad arbetsmiljö och en succesiv minskning av sjukfrånvaron. Nämndens totala sjukfrånvaro är 7,7% (januari – december 2023) vilket är lägre än föregående år.

För att möta riskerna rörande personal- och kompetensbrist och upplevd hög arbetsbelastning arbetar förvaltningen med förskolans och skolans inre organisation i syfte att skapa en stabil och effektiv organisation med möjlighet till ett hållbart medarbetar- och ledarskap. Barn- och ungdomsförvaltningen har genomfört ett pilotprojekt för att hitta nya arbetssätt för att arbeta med vikarier och bemanning. Under året har förvaltningen arbetat strategiskt med kompetensförsörjning där definition av målet med kompetensförsörjningen liksom en handlingsplan tagits fram.

Årsbokslut 2023 för det ekonomiska resultatet är minus 8 198 tkr vilket motsvarar 0,84 % av budgetomslutningen för barn- och ungdomsnämnden. Det negativa resultatet består till stor del av högre personalkostnader. Övergripande är det flertalet förskolor och skolor som inte är i ekonomisk balans under året. Den stora ekonomiska obalansen finns under första delen av året och arbete har pågått under hösten med att anpassa organisationen utifrån ekonomiska förutsättningar men anpassning har inte fullt ut kunnat kompensera per helår. Kommunala enheternas årsbokslut är minus 17 545 tkr. De ökade personalkostnaderna möts av ökade intäkter samt att även kostnader för köp av tjänst minskar för framför allt lägre kostnad måltid och skolskjuts. I kostnad för köp av tjänst ingår 4 000 tkr till fristående huvudmän som kompensation för kommunala enheters underskott. Förvaltningen fortsätter arbete med att anpassa organisationen under år 2024, utifrån nuvarande ekonomiska förutsättningar och att förskole- och skolenheterna har olika förutsättningar utifrån antal barn- och elever i verksamheterna.

Enligt 3 kap §10 i Patientsäkerhetslagen ska vårdgivare senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Patientsäkerhetsberättelsen är en beskrivning av det systematiska patientsäkerhetsarbetet och skall innehålla övergripande mål och strategier, organisatoriskt ansvar, struktur och åtgärder som genomförts och hur dessa utvärderats.

Vårdgivaren för elevhälsans insatser enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ansvarar för ledning och styrning av vården och hur verksamhetens förutsättningar ser ut. Vårdgivare för elevhälsans psykologiska och medicinska insats inom HSL är barn- och ungdomsnämnden.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 22 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Sedan januari 2021 har barn- och ungdomsnämnden ett nytt ledningssystem för elevhälsans insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Målet med ledningssystemet är att följa den övriga organisationen av elevhälsan i barn- och ungdomsförvaltningen. Enhetschef för elevhälsa är tillika verksamhetschef enligt HSL och ansvarar för kuratorer, skolsköterskor, skolläkare och psykologer. Till stöd har verksamhetschefen en skolsköterska med medicinskt ledningsuppdrag (MLA) och skolpsykolog med psykologiskt ledningsansvar (PLA).

Ledningssystemet syftar till att samordna rutiner och processer för de insatser elevhälsan utför som faller under HSL och beskrivs därför i en samlad patientsäkerhetsberättelse. De yrkeskategorier som berörs i den samlade elevhälsan är skolsköterskor, skolläkare samt skolpsykologer. Den medicinska och psykologiska insatsen är en del av den tvärprofessionella helhet elevhälsoteamen utgör, även om övriga professioner inte gör insatser som faller under HSL. Arbetet i elevhälsoteamen styrs främst av uppdrag reglerade i skollag. Inte desto mindre faller stora delar av den medicinska insatsens arbete och en liten men betydande del av den psykologiska insatsens arbete under HSL.

Verksamhetschefen enligt Hälso- och sjukvårdslagen för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser enligt HSL gör den samlade bedömningen att elevhälsans insatser enligt HSL under 2023 genomfört uppdraget på ett patientsäkert sätt.

Patientsäkerhetsberättelsen (PSB) beskriver patientsäkerhetsarbetet och de förutsättningar som finns för säker vård samt hur vårdgivarna ska agera för säker vård. Patientsäkerhetsberättelse anger också mål, strategier och utmaningar för kommande år.

För elevhälsans medicinska och psykologiska insats är det övergripande målet att säkerställa en god och säker vård som bedrivs av skolsköterskor, skolläkare och psykologer med hög kompetens.

För kommande år har följande mål och strategier tagits fram;

Mål 1: All dokumentation ska under 2024 uppfylla kraven för rättssäker och ändamålsenlig dokumentation:

Strategier för att nå målet:

1. Utveckla digital intern avvikelsehantering i PRN.
   Detta görs genom en separat modul som tas fram av systemadministratör i samråd med VC HSL, MLA och PLA och implementeras under professionernas PM.
2. Digitalisera samtycken i PRN.
   De samtycken som krävs för insatser under HSL ska digitaliseras och hanteras i dokumentationssystemet PRN. Arbetet har påbörjats under 2023 och kommer att slutföras tillsammans med systemadministratör för PRN under våren 2024.
3. Säkerställa systematiken i kvalitetsarbetet genom ett årshjul.
   Årshjulet ska ge stöd i att följande fyra teman berörs systematiskt på PM och APT under året; Sekretess och samtycken, Avvikelser och analys, Remisser och remissvar, Egenkontroll genom gemensam journalgranskning.

Mål 2: All information rörande EMI kopplat till utformning av FVM/Milennium ska vara samverkad med professionerna innan tillträdet i november 2024

Strategi för att nå målet: Under PM informerar MLA löpande kring det arbete som görs för standardisering av hälsoscreening och gemensamt basprogram för kommunerna inom VGR. MLA för in professionernas talan i ledningsrådet för FVM/Milennium inför de beslut som fattas där och på så sätt får EMI Alingsås möjlighet till samverkan.

Mål 3: Ny rutin för mottagande i anpassad grundskola ska vara klar och implementerad innan sommaren 2024

Strategi för att nå målet: Mottagningsgruppen för anpassad grundskola reviderar den rutin som finns och säkerställer att den uppfyller de lagkrav som ställs för processen. Till stöd för detta arbete tar gruppen den granskning som gjordes av KPMG under hösten 2023 samt underlag från andra kommuner i nätverk.

Mål 4: Det ledningssystem som används för EMI/EPI ska vara gemensamt och uppdaterat innan sommaren 2024

Strategi för att nå målet: Arbetet genomförs under ledning av VC HSL med stöd av MLA och PLA och ska beslutas i nämnd och förankras i övrig verksamhet.

Under hösten 2023 har KPMG på uppdrag av kommunens revisorer granskat hur om barn- och ungdomsnämndens styrning säkerställer ett ändamålsenlig mottagande i anpassad grundskola. Syftet med granskningen var att bedöma om barn- och ungdomsnämndens styrning säkerställer ett ändamålsenlig mottagande i anpassad grundskola. Granskningen omfattade följande områden: rättssäker handläggning och beslutfattande rutiner för utredning och åtgärder då elev anses vara felaktigt placerad, ändamålsenlig organisation för handläggning och beslut samt om det görs ändamålsenlig pedagogisk, psykologisk, medicinsk och social bedömning i utredning inför mottagande i anpassad grundskola.

KPMGs samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att barn- och ungdomsnämnden delvis säkerställer ett ändamålsenligt mottagande i anpassad grundskola. För arbetet med mottagande finns fastställda riktlinjer och rutiner. Dessa omfattar även frågan om inskrivna elever som inte är behöriga till anpassad grundskola. De interna styrdokumenten omfattar inte alla delar av den statliga regleringen såsom medgivande till mottagning i anpassad grundskola före beslut om detsamma

Vidare konstaterar KPMG, genom stickprov, att det i samtliga elevakter finns utredning som beaktar medicinsk, pedagogisk, psykologiskt och social bedömning samt beslut om mottagande utifrån denna utredning och i enlighet med nämndens delegeringsförteckning. KPMG påtalar dock allvarliga brister både vad gäller om bedömningarna besvarar de frågor som ska besvaras inför mottagande och avsaknad av medgivande till mottagning i anpassad grundskola innan beslut om mottagande fattas samt avsaknad av besvärshänvisning. För arbetet med mottagande bedömer förvaltningen att det finns en ändamålsenlig organisation som stödjer en rättssäker handläggning. Det gäller inte minst mottagningsteamets ansvar för kvalitetssäkring av bedömningar.

Mot bakgrund av granskningen rekommenderas barn- och ungdomsnämnden att:

• ta fram riktlinjer och rutiner i ett samlat dokument för mottagande i anpassad grundskola utifrån krav i skollag med stöd av allmänna råd. (7 kap. 5-5b §§ SkolL och Skolverkets allmänna råd Mottagande i grundsärskola och gymnasiesärskola samt urval till gymnasiesärskolans nationella program SKOLFS 2018:251)
• säkerställa att varje bedömning inom ram för utredning inför mottagande i anpassad grundskola görs av person med adekvat kompetens och att bedömningen svarar på de frågor som ska besvaras. (Skolverkets allmänna råd Mottagande i grundsärskola och gymnasiesärskola samt urval till gymnasiesärskolans nationella program SKOLFS 2018:251, 2.6-7)
• tillse att beslut om mottagande fattas först efter att vårdnadshavares medgivande om mottagande tagits emot skriftligen. (Skolverkets allmänna råd Mottagande i grundsärskola och gymnasiesärskola samt urval till gymnasiesärskolans nationella program SKOLFS 2018:251, 3.2)
• säkerställa att besvärshänvisning finns i varje beslut om mottagande i anpassad grundskola. (28 kap. 12 § 1 p SkolL)
• tillse att ärenden som berör mottagning i anpassad grundskola diarieförs. (5 kap. 1 § OSL)

Med anledning av granskningsrapporten har kommunrevisionen lämnat följande frågeställning för yttrande:

• Med avseende på den genomförda granskningen, vilka åtgärder avser ni att genomföra?

Beredning

Mottagningsgruppen har säkerställt att samtliga samtycken för de elever som idag är mottagna finns dokumenterade tillsammans med övrig dokumentation för elevens mottagande. Vidare har mottagningsgruppen säkerställt att besvärshänvisning framgent finns i varje beslut om mottagande i anpassad grundskola samt att varje beslut om mottagande diarieförs i ärendehanteringssystemet Platina. Mottagningsgruppen har också arbetat med att kvalitetssäkra bedömningsmallarna för de olika områdena så att bedömning görs av person med adekvat kompetens och att bedömningen svarar på de frågor som ska besvaras inför mottagande i anpassad grundskola. Det pågår ett arbete med att ta fram en samlad rutin med riktlinjer för mottagande anpassad grundskola utifrån de nya allmänna råden. (SKOLFS 2023:129). Rutinen kommer att innehålla:

• Process för mottagande
• Förtydligande av de förutsättningar som gäller utredning, beslut och mottagande. Detta innefatta Arbetsgång/process för när fråga om mottagande väcks, krav på utredning inför beslut om mottagande liksom hur elev och dennes vårdnadshavare samtycker till och informeras om vad mottagande innebär för fortsatta studier och livsval.
• Rutin för om det framkommer att en mottagen elev inte tillhör målgruppen.
• Dokumentation om mottagningsgruppens sammansättning och vad uppdraget som samordnare för mottagningsgruppen innebär

I samband med att rutinen färdigställs under våren kommer också kommunens hemsida att uppdateras med uppdaterad information samt förankras i organisationen.

BUS-verksamheten ska genom samverkan mellan Socialnämnden, Barn- och ungdomsnämnden, Kultur- och utbildningsnämnden samt andra samhällsaktörer samordna olika resurser för att dels öka effektiviteten i det psykosocialt förebyggande arbetet med barn och ungdomar och dels främja demokratiska värderingar, en god livsstil och folkhälsa hos barn och ungdomar.

Verksamheten ska initiera, planera, organisera, stödja och följa upp arbetet riktat till barn, ungdomar och deras familjer. All personal som har kompetens och arbetar med barn och ungdomar inom de tre BUS-förvaltningarna är därmed berörda av denna verksamhet. BUS styrgrupp består av ordförande respektive vice ordförande från vardera nämnd.

Barn- och ungdomsnämnden är värdförvaltning under perioden och ansvarar för att upprätta en verksamhetsberättelse.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 29 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Barn- och ungdomsförvaltningen har upprättat en verksamhetsberättelse för Barn- och ungdomssamverkan (BUS) 2023 som biläggs tjänsteskrivelsen.

Verksamhetsberättelse för BUS Samverkan utgår från de insatser inom området som pågått under perioden:

• Drogförebyggande arbete
• Gemensamt och prioriterat arbete i Norra kommundelen
• Skolsocialt team
• Familjecentralsliknande verksamhet

Den 6 september 2023, §134 biföll kommunfullmäktige en motion som lämnats in av Marcus Wallin (V) den 31 mars 2023, §93.

Motionen yrkade att:

• Att utreda införandet av arbetsskor inom vård- och omsorgsnämnden
• Att utreda införandet av arbetsskor inom barn- och ungdomsnämnden

Innan motionen bifölls har den beretts av kommunstyrelsen och kommunledningskontoret. I kommunledningskontorets yttrande framgår att det finns ett behov av att utreda att införa arbetsskor inom vård- och omsorgsnämnden och barn- och ungdomsnämnden utifrån vad som gäller skattemässigt och vilka nyttor och kostnader som förslaget innebär.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 23 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Barn- och ungdomsförvaltningen har gjort en utredning som redovisas i bilaga. Förvaltningens bedömning är att arbetsskor för personal inom förskola och skola ska förmånsbeskattas utifrån hur skattelagstiftningen ser ut i dag.

Förvaltningen bedömer vidare att det skulle kosta runt 1,1 miljoner kronor per år att finansiera arbetsskor till månadsanställd personal inom förskola och skola. Förvaltningen tar inte ställning till om gratis arbetsskor ska införas för personal inom förskola och skola men förordar att det görs som en offentlig upphandling av fysiska skor istället för att ge ett skobidrag, om beslut om införande fattas. Beräkningar och mer utförliga resonemang framgår av bilagan.

Bilaga
Utredning av arbetsskor till personal inom barn- och ungdomsnämnden.

Barn- och ungdomsnämnden får enligt kommunallagen delegera delar av sin beslutskompetens till presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare. Barn- och ungdomsnämnden får även uppdra åt en anställd att fatta beslut på delegation av nämnden. Delegation regleras genom barn- och ungdomsnämndens delegationsordning. Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning föreslås revideras med anledning av tidigare identifierade behov av förtydligande. 

Förvaltningen konstaterade i samband med tidigare revidering av delegationsordningen vissa otydligheter vad gäller hantering och beskrivning av delegerade beslut och delegerat ansvar/arbetsuppgifter. För att skapa ökad tydlighet i organisationen avseende delegerad beslutsrätt och delegerat ansvar beslutade barn- och ungdomsnämnden 2023-01-24 §10 att delegationsordningen skulle kompletteras med förtydligande av delegerat ansvar och delegerade beslut.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 30 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Barn- och ungdomsförvaltningen har i delegationsordningen förtydligat vad som avses av delegerade beslut och delegerat ansvar. Barn- och ungdomsnämnden är alltid ytterst ansvarig men i föreslagen delegationsordning är förvaltningschefens, tillika skolchefens, ansvar särskilt framskriven.

Utöver de tillägg och förtydliganden som görs i delegationsordningens inledande delar innehåller förvaltningens förslag till revidering följande revidering:

• Beslut om skolpliktens upphörande till följd av varaktig vistelse i utlandet läggs till som delegerat beslut och föreslagen delegat är verksamhetschef (2.6.6).
• Beslut om styrdokument i förvaltnings- och verksamhetsövergripande frågor läggs till som delegerat beslut och föreslagen delegat är förvaltningschef respektive verksamhetschef (1.9 och 1.19).
• I beslut rörande önskemål om skola ändras formuleringen ”det fria valet” till ”vårdnadshavares önskemål” för att nå tydligare överensstämmelse med skollagens lydelse (2.3.3, 2.3.6 samt 3.2.3).
• Beslut om bisyssla läggs till som delegerat beslut med närmsta chef som föreslagen delegat (4.4.5).
• Förtydligande i fråga om att det endast är beslut om avslut av plats i förskola om betalning inte erhålls som är beslut på delegation. Övriga åtgärder såsom justering av vistelsetid etc. är att betrakta som verkställighet (5.3.2).
• En översyn av beslutens kommentarer/anmärkning har gjorts där hänvisning till historiska resonemang eller beslutsunderlag tas bort då de inte längre är av betydelse.
• Processer som är att betrakta som verkställighet har tagits bort från förteckning av delegerade beslut och anges istället som exempel på delegerat ansvar eller verkställighet i dokumentets inledande delar. Exempel på detta är inköp och utreda klagomål.
• Anställning av kostchef tas bort som delegerat beslut då kostenheten inte lägre organiseras under barn- och ungdomsnämnden.

Det pågår ett kommungemensamt arbete med översyn av nämndernas delegationsordningar, med särskilt fokus på kommungemensamma processer såsom anställning, ekonomi och dataskydd. Barn- och ungdomsförvaltningen deltar i det arbetet varför ytterligare revidering kan komma att bli aktuell inom överskådlig tid.

Barn- och ungdomsnämnden ska besluta om reglering av bevarande och gallring som ska tillämpas på verksamheternas allmänna handlingar. Detta görs i nämndens dokument-hanteringsplan. Planen reglerar även handlingar som inte är allmänna. Ett förslag har tagits fram till en reviderad dokumenthanteringsplan

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 25 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Dokumenthanteringsplanen bör med jämna mellanrum revideras så att förvaltningen följer de lagar och regler som styr hanteringen av allmänna handlingar. Under 2023 har förvaltningen fortsatt det tidigare arbetet med att hålla planen strukturerad och uppdaterad utifrån kommunledningens riktlinjer, SKR:s gallringsråd och arkivlagens bestämmelser.

Förändringarna i sak som görs i detta dokument innebär i huvudsak redaktionella förändringar och förtydliganden samt mindre förändringar.

Dokumenthanteringsplanen i sin helhet biläggs tjänsteskrivelsen

Föreslagna förändringar i dokumenthanteringsplanen

Genomgående förslag på förändringar

• Handlingstyper tillhörande Kost- och lokalvårdsenheten tas bort från Barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplan utifrån att Kost- och lokalvårdsenheten organisatoriskt flyttats till Kommunledningskontoret.
• Grundsärskola ersätts med Anpassad grundskola, utifrån att skolformen bytt namn.
• Verksamhetssystemet för barn- och elevregister byter namn från Procapita till Edlevo.
• Anmärkningen ”Diarieförs” tas bort, då samtliga handlingar där förvaringsplatsen är Platina diarieförs.
• Anmärkningen ”Ingen överföring i väntan på e-arkiv” tas bort. Ska en handling bevaras och det inte står en angiven tid för överföring till kommunarkivet ska handlingen bevaras på angiven förvaringsplats tillsvidare. Ett förtydligande om att handlingar bevaras i avsedda verksamhetssystem i väntan på e-arkiv läggs i förekommande fall till i listan över IT-system som används inom barn- och ungdomsförvaltningen.
• Handlingstyper som avser projekt och protokoll samt upphandlingsdokumentation tas bort, utifrån att de beskrivs i Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen.
• Instruktion för utdrag ur belastningsregister justeras utifrån att ny rutin införts.
• Förvaringsplats för handlingar förtydligas i de fall det saknas.

Specifika förslag på förändringar

• 7.1.1 Skolplikt

• Information och instruktioner avseende närvarodokumentation tydliggörs genom att informationen struktureras om samt att namn på Frånvaroutredning byts till Utredning av upprepad eller längre frånvaro och att Närvaroregistrering läggs till som en egen handling. Samma handlingstyper återfinns i 7.3.4 och 7.4.4.
• I enlighet med SKRs gallringsråd 2023 ska Utredning av upprepad eller längre frånvaro bevaras. Utifrån det justeras dokumenthanteringsplanen från ”Gallras 3 år efter avslutade studier” till Bevaras.
• Huvudmannens skolpliktsutredning hanteras från och med hösten 2023 enligt ny rutin i verksamhetssystemet Edlevo och förändringen förtydligas i dokumenthanteringsplanen genom att:

• skolpliktsutredning (huvudmannens) läggs till som en egen handling i syfte att särskilja skolans utredning av upprepad eller längre frånvaro och huvudmannens skolpliktsutredning efter en elevs skolplacering avslutas.
• skolpliktsbevakning (inkl elever i friskolor/annan kommun) ersätts av Beslut avseende skolpliktsbevakning (innefattar samtliga folkbokförda elever i Alingsås kommun).
• ansökan om annat sätt att fullgöra skolplikten byter namn till Ansökan om fullgörande av skolplikten på annat sätt.
• skolpliktens upphörande byter namn till Anmälan om längre vistelse utomlands

• 7.1.6 Elevpedagogisk verksamhet

• Gallring av Säker anteckning i Unikum genomförs årligen istället för vid inaktualitet.
• Intyg om genomgången utbildning flyttas från 7.4.1 Anta och placera i grundsärskola till 7.1.6 Elevpedagogisk verksamhet i syfte att samla handlingar som avser betyg/intyg på ett ställe i dokumenthanteringsplanen.
• Allmänt studieomdöme flyttas från 7.4.1 Anta och placera i grundsärskola till 7.1.6 Elevpedagogisk verksamhet i syfte att samla handlingar som avser betyg/intyg på ett ställe i dokumenthanteringsplanen. Allmänt studieomdöme inom anpassad grundskola dokumenteras i Intyg om genomgången utbildning.
• Bevarande av utskriven kopia av terminsbetyg i årskurs 6-9 tas bort efter beslut av kommunarkivet. Signerade betygskataloger och slutbetyg i årskurs 9 bevaras fortsatt.

• 7.3.2 Planera utbildning i grundskola

• Justerar förvaring av schema vistelsetid (fritids) till verksamhetssystemet Skola24 istället för Edlevo.

• 7.4.1 Anta och placera i anpassad grundskola 

• Justerar förvaring av ansökan om inskrivning, samtycke och beslut för elev inom anpassad grundskola till diariesystemet Platina istället för Prorenata.

• 7.4.2 Planera utbildning i anpassad grundskola

• Justerar förvaring av schema vistelsetid (fritids) till verksamhetssystemet Skola24 istället för Edlevo.

Kommuner har enligt kommunallagen möjlighet att lämna över verksamhet till privata utförare. Kommunen är dock fortfarande ansvarig gentemot medborgarna för dessa verksamheter på samma sätt som för verksamhet som bedrivs i egen regi. Kommunen ska därför kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare och i avtalen tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn. För Alingsås kommun har kommunfullmäktige beslutat om ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare på uppdrag av kommunen. Programmet syftar till att stärka uppföljning och kontroll av privata utförare samt att öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. I programmet anges att varje nämnd och styrelse utifrån detta program ska utarbeta en plan för när och på vilket sätt uppföljning och kontroll av avtal med privata utförare ska ske under året. Resultat och uppföljning kommuniceras med medborgarna. En samlad uppföljning av den totala verksamheten utförd av privata utförare redovisas i nämndens eller styrelsens årsbokslut.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 18 januari 2024 lämnat följande yttrande:

De privata utförare som omfattas av ovan program och plan för privata utförare är den verksamhet som kommunen upphandlar inom alla verksamhetsområden som riktar sig till och rör medborgarna. Det omfattar verksamheter som utgör en kontinuerlig verksamhet inom nämndens verksamhetsområde, alternativt att tjänsterna utnyttjas återkommande med regelbundenhet. Avtal där kommuner avropar tjänster för enskilda tillfällen omfattas inte. Programmet omfattar inte fristående förskolor och skolor eftersom de är egna huvudmän för verksamheten och är reglerade genom tillståndsgivning. En vägledning vid identifiering av utförare som ska följas upp inom programmet är att den verksamhet som riktar sig till medborgarna också i relativt stor utsträckning utvärderas av medborgarna, det vill säga att leverans av tjänsten inte främst kontrolleras och utvärderas av en kommunal motpart innan den kommer medborgarna till del. Barn- och ungdomsförvaltningen har identifierat att skolskjuts i form av skolbuss ingår i nämndens ansvar vad gäller uppföljning och insyn. Förvaltningen föreslår uppföljning enligt i ärendet bifogad plan samt att uppföljning sker en gång per år i samband med årsbokslut.

Enligt gällande lagstiftning ska kommuner vidta nödvändiga åtgärder för att minska sin sårbarhet och uppnå god krishanteringsförmåga. Samtliga kommuner ska ha en plan som beskriver hur krisledningsorganisationen ser ut och fungerar vid en samhällsstörning eller en extraordinär händelse.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 26 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Barn- och ungdomsförvaltningen har tagit fram förslag till Plan för hantering av samhällsstörning samt under höjd beredskap. Planen följer den struktur som Kommunstyrelsen har fattat beslut om för kommunledningskontoret (2023 438 KS §211).

Planen har tidigare hetat Lednings- och kommunikationsplan för extraordinär händelse eller samhällsstörning. Skillnaden är att organisation och ansvar för krisledningsstaben har förtydligats samt att områden för informationssäkerhet, säkerhetsskydd, civilt försvar och höjd beredskap benämns i planen.

Syftet med planen är att den ska fungera som utgångspunkt för förvaltningens krisledningsorganisations agerande vid hantering av samhällsstörningar genom att beskriva tillvägagångssätt. Planen gäller då behovet av samordnad ledning krävs före, under och efter en samhällsstörning. Planen gäller även vid höjd beredskap.

Flertalet händelser de senaste åren har utvecklat förvaltningens förmåga till krishantering och erfarenheter visar bland annat på vikten av god planering, och att samtidigt hålla arbetet så enkelt och likt vardagen som möjligt. Strukturen för planen är att det ska vara enkelt att hitta den information som eftersöks under en pågående hantering av en händelse och att rollerna i stabsarbetet är kända.

Mål för krisledningsstaben är att bibehålla förvaltningens samhällsviktiga verksamhet, skapa trygghet för medarbetare, barn, elever, och vårdnadshavare, bibehålla allmänhetens förtroende och arbeta inom gällande regelverk.

Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för att utöva tillsyn över de fristående förskolorna i kommunen, enligt skollagens 26 kap. 4§. Tillsynen ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med skollagen (2010:800) och läroplan för förskolan. Vid tillsyn av de fristående förskolorna i Alingsås kommun granskar kommunen om de fristående huvudmännen lever upp till författningarnas krav. Granskningen görs inom områdena: Förutsättningar för utbildningen, utveckling av utbildningen i förskolan, samt huvudmannens lämplighet och insikt i de författningar som rör verksamheten. Under höstterminen 2023 har tillsyn genomförts på förskolan Vittra vid Gerdsken.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 26 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Tillsynen har genomförts genom inhämtande av handlingar från rektor och huvudman utifrån de områden som tillsynen berör, samt genom ett tillsynsbesök. Under besöket fördes dialog med rektor och huvudmannarepresentant kring det inlämnade materialet samt genomgång av förskolans lärmiljö.

Vid tillsyn av förskolan Vittra vid Gerdsken har det inte framkommit annat än att huvudmannens ansvarstagande för förskolan uppfyller författningarnas krav.

Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för att utöva tillsyn över de fristående förskolorna i kommunen, enligt skollagens 26 kap. 4§. Tillsynen ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med skollagen (2010:800) och läroplan för förskolan. Vid tillsyn av de fristående förskolorna i Alingsås kommun granskar kommunen om de fristående huvudmännen lever upp till författningarnas krav. Granskningen görs inom områdena: Förutsättningar för utbildningen, utveckling av utbildningen i förskolan, samt huvudmannens lämplighet och insikt i de författningar som rör verksamheten. Under höstterminen 2023 har tillsyn genomförts på förskolan Kristallen.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 19 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Tillsynen har genomförts genom inhämtande av handlingar från rektor och huvudman utifrån de områden som tillsynen berör, samt genom ett tillsynsbesök. Under besöket fördes dialog med rektor och huvudmannarepresentant kring det inlämnade materialet samt genomgång av förskolans lärmiljö.

Vid tillsyn konstaterar barn- och ungdomsförvaltningen följande brister:

1. Förskolans hemsida hänvisar till öppettid 7.00-17.30, vilket inte anses uppfylla kravet på tillgänglighet för föräldrars arbete eller studier.
2. Information kring förskolans urvalskriterier vid mottagande av nya barn saknas.
3. Huvudman saknar tydlig modell för analys och dokumentation av det systematiska kvalitetsarbetet.
4. Rektor saknar pedagogisk utbildning på högskolenivå, vilket krävs enligt Skolinspektionens bedömning (Skolinspektionens bedömnings-PM 2014-04-02).
5. Rektor saknar tydlig modell för analys och dokumentation av det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitetsrapporten beskriver till största del pedagogernas arbete och metoder men saknar hur rektor följer upp, analyserar och dokumenterar arbetet.

Vid tillsynsdialog framkommer att de öppettiderna som redovisas på hemsidan inte är de faktiska öppettiderna. Rektor redogör för hur dialog sker med vårdnadshavarna på ett sätt som bedöms uppfylla krav på tillgänglighet. Huvudman har tagit bort information kring öppettider, samt lagt till information om urvalskriterier, på sin hemsida. Huvudman har dessutom skickat in en modell för hur analysarbetet på huvudmannanivå ska utvecklas efter årsskiftet.

Den 24 november informerar huvudman att rektor kommer sluta på enheten, och att adekvat utbildning kommer säkerställas vid nyrekryteringen. Huvudman kommer ta del av de brister som identifierats, så att det kan finnas med i rektors arbete framåt.

Utifrån ovanstående åtgärder och ändrad organisation är förvaltningens bedömning att bristerna är åtgärdade eller att en rimlig plan är satt för åtgärd. Förvaltningen rekommenderar därmed att barn- och ungdomsnämnden kan avstå från ingripande i enlighet med Skollagen 26 kap. 12§. Uppföljning sker vid nästa ordinarie tillsynstillfälle. Uppföljning av kommande rektors utbildning och erfarenhet sker när personen tillträtt tjänsten.

Utöver ovanstående har det, vid tillsyn av förskolan Kristallen, inte framkommit annat än att huvudmannens ansvarstagande för förskolan uppfyller författningarnas krav.

Alingsås kommun har lokala regler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg som kompletterar gällande lagstiftning. Dessa ses över regelbundet och revideras vid behov.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 18 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Förslag till reviderade barnomsorgsregler bifogas. Utifrån gällande regler har följande utvecklats, förändrats och förtydligats:

1.1: Tidigare har barn alltid haft rätt att lämnas ordinarie vistelsetid vid vårdnadshavares långtidssjukdom oavsett omständigheter. Ändringsförslaget anger att de i grunden har rätt till 15 timmar/vecka. Rektor kan besluta om utökad tid för barnets behov när det behövs för familjens situation.

2.2.1: Förslag till ändring i turordningsregler som innebär att barn som är folkbokförda i Alingsås kommun, eller som kan intyga flytt vid placeringsstart, går före barn som bor i annan kommun och inte ska flytta till kommunen.

2.2.2: Ansökan för omplacering gjord innan sista februari har förtur inför höstens placeringar. Förslag på ändring är ett förtydligande som anger att omplaceringsansökningar inkomna efter den sista februari hanteras sist i kön. Syftet är att minska omplaceringsflöden mellan förskolor för de barn som nyligen påbörjat en plats på annan förskola.

2.5: Förtydligande formulering att inlämnad schematid ska täcka tiden för lämning och hämtning.

3.1 och 3.2: Kapitel 3.2, som redogjorde för inkomstkontrollen, är struken och ersatt med punkt 2 under kapitel 3.1.

3.1: Förtydligande under punkt 6 att avgift på ordinarie nivå betalas 12 månader under året.

Som en del i huvudmannens systematiska kvalitetsarbete följs inkomna synpunkter upp. Sedan januari 2018 följer barn- och ungdomsnämnden årligen upp inkomna synpunkter/klagomål till huvudmannen. Detta ärende redovisar förvaltningens sammanställning av synpunkter inkomna under 2023.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 18 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Elever och vårdnadshavare ska ges möjligheten att inkomma med klagomål till såväl skolpersonal, rektor som huvudman. Informationen gällande klagomålshantering i barn- och ungdomsförvaltningen finns att tillgå på hemsidan, portalen Arena för lärande samt på förskolornas och skolornas egna sidor. Det finns en intern rutin för all personal att följa när synpunkter/klagomål inkommer. Vidare har förvaltningen en ansvarsfördelning som säkerställer vem som ska svara, åtgärda och följa upp en inkommen synpunkt/klagomål. Under 2023 inkom totalt 142 synpunkter, 15 rör förskola, 120 rör skola och 7 rör mer övergripande frågor. Synpunkter kategoriseras i ett antal olika områden. Utav de 142 synpunkterna är 37 av dessa frågor relaterade till omorganisation i Sollebrunn som redovisas särskilt. Resterande 105 synpunkter redovisas utifrån de olika kategorierna nedan. Nedan följer en beskrivning av de synpunkter som inkommit inom de olika kategorierna. Förvaltningen följer antalet inkomna synpunkter per kategori över tid, dessa redovisas i bilaga.

Skolorganisation i Sollebrunn
De synpunkter som inkommit rörande omorganisation i Sollebrunn domineras av oro kring minskade resurser och hur det ska påverka elevernas skolgång och kunskapsutveckling. En annan stor oro är tryggheten för eleverna och flera synpunkter handlar om att sätta upp övervakningskameror för att skapa trygghet och minska skadegörelse och igångsättning av brandlarm. Flertalet synpunkter rör specifika pedagoger och oro för att de inte kommer att vara kvar på skolan och fem av dessa är från elever.

Organisation, inomhus- och utomhusmiljö
Inkomna synpunkter rörande organisation består dels av frågor kring omorganisation i Sollebrunn som berörs ovan. Sju synpunkter rör oro kring situationen i en klass på Östlyckeskolan. Tio synpunkter rör förskolan där vårdnadshavare lyft synpunkter kring placering av ny förskola i Ingared och oro för brister i förskolan avseende tillsyn och trygghet samt synpunkt om att se över timmar för föräldralediga. En synpunkt rör missnöje med organisationen av Stora Mellby förskola i flera lokaler. En synpunkt rör risk för luftburen smitta i förskola. Tre synpunkter rör oro för stora klasser, en lyfter avsaknad av rastvakt och två synpunkter tar upp oro kring Långareds skola och flertalet rektorsbyten.

Kost, Information/Bemötande, skolskjuts
Synpunkter rörande kost lyfter brister i verksamheten vid de tillfällen då det saknats tillräckligt med mat (5 st). Flertalet synpunkter handlar om matens utseende, smak och konsistens (30). Enstaka synpunkt lyfter missnöje med meny efter byte av kostleverantör liksom en synpunkt som ifrågasätter likvärdigheten i specialkost. Fem synpunkter rörande information och bemötande har inkommit under året. Två rör fråga kring SMS-avisering vid kris, två synpunkter rör sommaröppet och en rör kränkande bemötande av barn i verksamheten. En synpunkt rör en bussavgång från Sollebrunn.

Förvaltningens slutsatser
Det ska finnas möjlighet att på olika sätt påverka och peka ut brister i utbildningen, att lämna muntliga eller skriftliga synpunkter/klagomål är ett sätt. I ovan redovisning framkommer de synpunkter som lämnats till huvudmannen. Antal synpunkter har för 2023 ökat i jämförelse med tidigare år. Föregående år fanns ett större antal likalydande synpunkter rörande förskolorganisation i Ingared, i årets uppföljning finns motsvarande tendens med ett större antal synpunkter rörande anpassningar vid Sollebrunns skola. Ökningen från föregående år består till stor del av ett ökat antal synpunkter rörande kosten. Huvudparten av de synpunkter som inkommit (exkl. Sollebrunn) är av generell och övergripande karaktär där förvaltningens slutsats är att synpunkter av elev- eller förskole/skolspecifik art hanteras vid respektive enhet.

Det är svårt att på en övergripande nivå dra några generella slutsatser eller peka på specifika områden inom vilka huvudmannen bör rikta särskilt fokus. I de, förhållandevis få fall som rör enskilda, eller specifika ärenden har ärendet initialt hanteras på enheten men av olika anledningar senare utretts eller på annat hanterats av huvudmannen. För en ändamålsenlig klagomålshantering krävs kvalitet i huvudmannens arbete. Arbetet med synpunkter måste sorteras, vara hållbart och vad olika nivåer, som rektor och huvudman, gör behöver vara tydligt. I enheternas verksamhetsuppföljningar beskrivs hur klagomål hanteras och tas till vara på inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet.

Alla barn som är bosatta i Sverige omfattas av skolplikt enligt föreskrifterna i 7 kap. 2 § skollagen (2010:800). Skolplikt gäller dock inte barn som varaktigt vistas utomlands eller vars förhållanden är sådana att det uppenbarligen inte kan begäras att barnet ska gå i skola.

För elever som avser att tillfälligt bosätta sig utomlands kan vårdnadshavare ansöka om att fullgöra skolplikten på annat sätt. Skolplikten inträder i regel höstterminen det kalenderår då barnet fyller sex år. Hemkommunen har möjlighet att förelägga vårdnadshavare med eller utan vite om de obstruerar skolplikten.

I det här ärendet följer Barn- och ungdomsnämnden de elever som är folkbokförda i Alingsås kommun men saknar skolplacering.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 25 januari 2024 lämnat följande yttrande:

Barn- och ungdomsförvaltningen bevakar alla elever som är folkbokförda och skolpliktiga i Alingsås kommun i syfte att säkerställa att de får sin rätt till utbildning.

Skolpliktsbevakningen har förflyttats från skolenheterna till en centralskolpliktsbevakning för att skapa samordnad struktur och uppföljning. För de elever som saknar en skolplacering finns en rutin som Barn- och ungdomsförvaltningen arbetar aktivt utifrån. I rutinen ingår bland annat att söka kontakt med vårdnadshavare om var eleven befinner sig. Kan ingen kontakt etableras på ett enkelt sätt med vårdnadshavare prövas alternativa kontaktvägar t.ex. genom släktingar, boenden i samma byggnad, tidigare kommun. Beroende på vad som framkommer i efterforskningarna kan det bli fråga om att samverka med t.ex. socialtjänst för att säkerställa rätten till utbildning.

Barn- och ungdomsförvaltningen har en kontinuerlig dialog med både skatteverket och försäkringskassan gällande de elever där förvaltningen utreder skolplikten. Vid dessa dialoger får förvaltningen ta del av den information de andra myndigheterna fått gällande exempelvis anmälan om flytt utomlands samt om det finns eventuella andra kontaktvägar. Vid dessa kontakter kommuniceras även oro kring felaktig folkbokföring. I de fall oro finns för eleverna görs även anmälan till socialtjänsten.

För elever som har en skolplacering i Alingsås kommun men som uteblir från skolgången startas en frånvaroutredning. När alla kontaktvägar uttömts och eleven inte återgått till skolan övergår det till att handla om skolplikt och eleven skrivs då ut från skolenheten och bevakas via centralskolpliktsbevakning. Elevers frånvaro och frånvarohantering hanteras i ett annat nämndärende och tas inte upp här.

Antal elever folkbokförda utan skolplacering

I Januari 2024 finns totalt 17 skolpliktiga elever folkbokförda i Alingsås kommun utan en skolplacering i kommunen. Utav dessa ärendena är 17 registrerade som pågående ärenden hos skatteverket gällande folkbokföringsutredning. Alla 17 ärendena är anmälda till både skatteverket och försäkringskassan. Det är i dagsläget inte aktuellt med föreläggande.

Folkbokföringsutredning genomförs för att fastställa huruvida berörda elever ska skrivas som utlandsboende vilket utreds av skatteverket. Underlag som styrker eventuellt utomlandsboende som har inkommit till förvaltningen skickas vidare till skatteverket. Utredning hos barn- och ungdomsförvaltningen innebär att det är elever som nyligen folkbokförts i kommunen där en utredning startas för att ta reda på var eleven befinner sig och vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas som t.ex. anmälan till Skatteverket för folkbokföringsutredning och/eller socialförvaltningen.

Dessa ärenden kan komma att bli beslut för skolpliktens upphörande. Förvaltningen arbetar mot att hantera dessa ärenden kring skolpliktens upphörande under våren 2024.