Möte 2018-01-16

Tekniska förvaltningen har upprättat en flerårsstrategi för tekniska nämnden 2018-2020 (inklusive en investeringsplanering för ytterligare 2 år). Nämndens flerårsstrategi tar sin utgångspunkt dels i ”Flerårsstrategi 2018-2020” beslutad i kommunfullmäktige 2017-12-13, § 220.

Flerårsstrategins ekonomiska avsnitt är uppdelat i teknisk förvaltning (gamla deponier, fordonshantering, gata, park/natur), avfall samt VA.

Internkontroll med tillhörande risk- och väsentlighetsanalys ligger som bilaga i

flerårsstrategin. Bifogat som bilaga ligger även investeringsdetaljer. Investeringsdetaljerna innefattar en kort beskrivning och en konsekvensbeskrivning om projektet inte genomförs.

Ekonomi, åtaganden samt internkontrollplan kommer att följas upp regelbundet av verksamheterna och rapporteras till nämnden.

Protokollsutdrag från nämndernas beslut om flerårsstrategi skall lämnas till kommunledningskontoret innan 28 februari 2018.

Förvaltningschefen presenterar Väsentlighets- och riskanalys 2018.

Attestroller

De kontrollansvariga har 2 olika attestroller: godkännare och beslutsattestant, där beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen.

Beslutsattest innebär att behörig person genom sin namnteckning intygar att fastställda kontroller och attester i flödet har genomförts och är ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget.

Beslutsattestanten har ansvar för hela kontrollkedjan och ansvarar därmed för att kontrollmomenten har fördelats till rätt personer och att kontrollerna utförs. Det är också beslutsattestanten som föreslår godkännare, men beslut sker av nämnd alternativt på delegation.

Respektive nämnd ansvarar för att varje attestant har nödvändig insikt och kunskap för uppgiften. I samband med att attestanterna meddelas sitt uppdrag skall de också få tillgång till attestreglementet och tillämpningsanvisningarna samt andra upprättade dokument som reglerar attestarbetet, samt introduceras i arbetet.

Beslut om att utse attestanter

Nämnd får delegera rätten att utse beslutsattestant till förvaltningschef.

Beslutsattest knyts i normalfallet till koddelen ansvar. Därtill kan ersättare utses.

Vem kan utses till beslutsattestant?

För samtliga attestanter gäller att de ska vara anställda av Alingsås kommun eller vara förtroendevalda i Alingsås kommun. Om särskilda skäl finns kan nämnden besluta om att en annan än anställd/förtroendevald kan attestera.

Rapportering och meddelande av beslut

Uppdrag som beslutsattestant och ersättare ska meddelas attestanterna. Besluten över utsedda beslutsattestanter ska fortlöpande meddelas kommunledningskontorets ekonomiavdelning genom att protokollutdrag översändes.

Dokumentation av attesträtter – attestlista

Förteckningen över attestanter skall innehålla uppgift om samtliga attestanter inom nämndens ansvarsområde. Av listan ska framgå förutsättningar för attesträtten, tex kodintervall, beloppsgränser mm.

Årligen upprättas en ny attestlista som ersätter den gamla. Däremellan kan kompletterande beslut om nya attestanter fattas. Återkallande av beslut sker när nytt beslut fattas för det nya året och under året genom kompletterande beslut.

Attestlista upprättas av respektive förvaltning. Attestlistan inklusive kompletterande beslut ska alltid finnas tillgänglig på kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tillsammans med eventuella tilläggsanvisningar från nämnden.

Förslag med förteckning av attestanter enligt ovanstående krav bifogas enligt bilaga.

Vi föreslår därför att förvaltningschef får rätt att godkänna ändringar i aktuell förteckning över attestanter under löpande år och att ny förteckning över attestanter tas upp till beslut av tekniska nämnden i januari varje år.
Detta innefattar även att ändra beloppsgränser om behov uppstår.