Möte 2023-11-21

Info från besök i verksamheten

Förvaltningschefens information

Enligt Alingsås kommuns styrmodells anvisningar ska löpande uppföljning av nämndens ekonomi göras månadsvis. Vid befarade avvikelser jämfört med budget ska handlingsprogram för en budgetbalans beslutas och rapportering ske till nämnd och kommunstyrelse.

Beredning
Barn- och ungdomsförvaltningen har den 3 november 2023 lämnat följande yttrande:

Helårsprognosen per oktober 2023 för det ekonomiska resultatet är beräknad minus 3 800 tkr. Det finns variationer mellan olika budgetposter där de största avvikelserna är personalkostnader, köp av tjänster och verksamhetens intäkter. Under våren har flera skolenheter arbetat med att organisera inför att skapa ekonomisk hållbarhet i höstens organisation. Arbetet med hållbar ekonomisk organisation behöver fortsätta och har inte fullt ut kunnat kompensera för vårens högre personalkostnader. Därav högre personalkostnader mot tidigare prognoser. I aktuell prognos ingår både vidtagna och planerade ekonomiska åtgärder för kommunala enheter.

Den ökade intäkten består i att föräldraavgift för förskola och fritidshem har ökat samt att bidrag från Skolverket, Specialpedagogiska skolmyndigheten, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen är högre mot budgeterat.

Under våren har flera skolenheter arbetat med att organisera inför att skapa ekonomisk hållbarhet i höstens organisation. Arbetet med hållbar ekonomisk organisation fortsätter under hösten och har inte fullt ut kunnat kompensera för vårens högre personalkostnader. Personalkostnaden ökar även på grund av att fler barn i förskola har ökad omsorgstid mot budgeterad samt ökat antal barn i fritidshem. Anpassad grundskola har minskad personalkostnad i prognosen, vilket beror på färre elever mot budgeterat och den anpassning av personalkostnader som har gjorts för att matcha tilldelningen. Satsningen i budget för att utöka särskild undervisningsgrupp i norra kommundelen samt att utöka med en kuratorstjänst har bemannats upp senare delen av våren och bidrar till minskning av personalkostnaderna i prognosen. Det högre löneavtalet för kommunals medlemmar är inräknat i prognosen och hanteras inom befintlig ram.

Kostnadsminskningen för köp av tjänster består i att det är färre barn och elever hos fristående huvudmän jämfört med budgeterat samt att kostnader för skolskjuts inte är lika stor mot budgeterat. Även kostnader för måltider är lägre mot budget.

Den 29/9 2023 fattade Göteborgsregionens förbundsstyrelse beslut om interkommunal ersättning kalenderåret 2024 för förskola, pedagogisk omsorg, förskoleklass, grundskola, fritidshem och anpassad grundskola och ISGR. Prislistan är en rekommendation till medlemskommunerna och ska fastställas av berörd nämnd i varje kommun. Beslutet ska enligt rekommendation överlämnas till Göteborgsregionens förbundsstyrelse senast 15 december 2023.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har den 27 oktober 2023 lämnat följande yttrande:

Interkommunal ersättning inom Göteborgsregionen underlättar det administrativa arbetet både när det gäller fastställda belopp och att samtliga medlemskommuner har samma avläsningsdatum. Från år 2013 har avstämning skett varje månad per 15:e för samtliga verksamheter. Det har setts som fördel då elever är rörliga under terminerna när det gäller både byte av skola och folkbokföringsadress.

Prislista för interkommunal ersättning till kommuner utanför Göteborgsregionen (GR) inför kalenderår 2024, som ska gälla när barn och elever, som är folkbokförda i Alingsås kommun, har valt skolgång eller omsorg i annan kommun utanför GR.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har den 27 oktober 2023 lämnat följande yttrande:

Förvaltningen har tagit fram en prislista där priserna är framräknade enligt samma princip som GR:s interkommunala priser. Indexeringen beror på stora förändringar i det ekonomiska läget, där hög inflation medför ökade pensionskostnader och större ökning av KPI. Förslaget har därför sin utgångspunkt i IKE ersättningen för 2023 med en indexuppräkning för 2024. Totalt för år 2024 är indexuppräkningen 6,963%.

Förskola och skola behöver formas och utvecklas så att alla barn och elever möter personal med rätt kompetens. Det är en fråga om kompetensförsörjning vilket kräver långsiktig och strategisk planering. Alingsås kommun arbetar med att ta fram en kommungemensam strategi för kompetensförsörjning som beskriver den kommungemensamma processen. I ärendet redogörs för barn- och ungdomsförvaltningens arbete med kompetensförsörjning. I detta ingår nuläge och analys av de nyckeltal och indikatorer som förvaltningen följer inom ramen för kompetensförsörjningsarbetet. Barn- och ungdomsnämnden behandlade ärendet 2023-05-16 och beslutade att återremittera ärenden till barn- och ungdomsförvaltningen.
 

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har den 31 oktober 2023 lämnat följande yttrande:

Alingsås kommun står, i likhet med många andra arbetsgivare inför utmaningar när det gäller den framtida kompetensförsörjningen. Kompetensförsörjning handlar om att attrahera rätt medarbetare, rekrytera dessa genom en effektiv process, skapa möjligheter för utveckling på kort och lång sikt, behålla och engagera rätt medarbetare genom att vara en attraktiv arbetsplats samt att göra omställningen i slutet av en anställning på ett professionellt sätt.

Verksamheten och hela förvaltningens organisation behöver formas och utvecklas så att barn och elever möter personal med rätt kompetens. Frågan om rätt kompetens är definierad i skollag och övriga styrdokument som reglerar verksamheten i förskola, förskoleklass, grundskola, anpassad grundskola samt fritidshem. För skolan är det ett krav att undervisningen sker av lärare med behörighet i det ämne som de undervisar i. Viss kompetens är således reglerad för skolväsendet samtidigt som verksamheten i både förskola och skola behöver organiseras med personal så att barns och elevers omsorgsbehov kan tillgodoses. För de delar av verksamheten där kompetens inte regleras i nationella styrdokument är förvaltningens inriktning att alla som arbetar i förskola eller skola ska ha utbildning för arbete med barn och unga. Tillräcklig kompetens är i huvudsak en fråga om organisering, dels för att möta upp skollagens krav på olika professioners ansvar och dels för att barns- och elevers utbildning ska ske i ett helhetsperspektiv. Frågan om kompetensförsörjning innebär också ett arbete med hur verksamheten kompenserar och organiseras när det inte finns tillgång till rätt kompetens. Kompetensförsörjning handlar både om att rekrytera rätt och tillräcklig kompetens men lika mycket om att utforma arbetssätt som tillvaratar och anpassas efter verksamhetens samlade kompetens.

Vad gäller personalomsättning och avgångsdestination är trenden i huvudsak stabil över tid. I den senaste mätningen där Alingsås jämförs med övriga kommuner i Göteborgsregionen (GR) är omsättningen för förskollärare något lägre än övriga men barnskötare något högre.

Andelen legitimerade förskollärare är förhållandevis stabil över tid men antalet obehöriga förskollärare har ökat vad gäller såväl visstidsanställda som anställda tills vidare. Förvaltningen bedömer att Alingsås kommuns förskolors attraktionskraft som arbetsplats ökat. De svårigheter att rekrytera förskollärare som tidigare funnits finns i huvudsak inte kvar och det är vanligare att förskollärare med erfarenheten söker sig till Alingsås från andra kommuner.

För grundskolan utgår förvaltningen i huvudsak från hur stor andel av den planerade undervisningen som skett av lärare med behörighet i ämnet. Andelen undervisning som skett av lärare med behörighet i ämnet har sjunkit något trots att andel lärare med pedagogisk högskoleexamen är stabil över tid. Arbete med att öka andelen undervisning som sker av lärare med behörighet i ämnet är en kontinuerlig process och i samband med att enheterna anpassar verksamheterna inför kommande budgetår prioriteras behöriga och legitimerade lärare på helhet. På så sätt ökar möjligheterna för att öka andel undervisning som sker av lärare med behörighet i ämnet. Grundskolorna i Team Norra (15,69%), Team Nordost (8,57%) och Team Sydost (12,73%) har en högre andel visstidsanställda obehöriga lärare anställda med stöd av skollagen 2 kap. 21§. Räknat i antal lärare är det flest obehöriga lärare i Team Norra, Team Sydväst och i Team Centrum. Orsaken till nuläget rörande obehöriga lärare behöver inte nödvändigtvis bero på svårigheter att rekrytera behöriga lärare generellt i området utan kan också förklaras av förutsättningar kring anställningen såsom om anställningen är tills vidare eller ett vikariat. När tillfälliga vakanser, t.ex. under tjänstledigheter och sjukskrivningar, är målet alltid att elever ska få undervisning av legitimerade lärare och när det inte är möjligt behöver rektor organisera undervisningen för en likvärdig undervisning utifrån verksamhetens förutsättningar. I barn- och ungdomsförvaltningen har cirka hälften av personalen i fritidshemmet lärarutbildning, men det finns skillnader i hur lärare med behörighet för just undervisning fritidshem är fördelade. Den personal i fritidshemmet som saknar styrkt utbildning utgör närmare två femtedelar (39%) av den totala personalstyrkan i fritidshemmet. Arbete pågår med kartläggning av personal i fritidshemmet och en anpassning till den förhandlade befattningspaletten. Därutöver krävs ett fortsatt utvecklingsarbete för hur verksamheten organiseras utifrån den kompetens som finns och eftersträvas.

För att möta de utmaningar som finns i hela medarbetarresan vad gäller att både rekrytera, organisera och ställa om för rätt och tillräcklig kompetens arbetar barn- och ungdomsförvaltningen utifrån en handlingsplan med ett antal strategier och flertalet insatser som tillsammans med det kommungemensamma arbetet ska skapa bättre förutsättningar i verksamheten. Redovisning av arbete utifrån handlingsplanen, liksom fördjupning av nyckeltal rörande kompetensförsörjning beskrivs i bilaga till ärendet.

Som en del av barn- och ungdomsnämnden systematiska arbetsmiljöarbete redovisar förvaltningen två gånger per år fördjupade nyckeltal för personal och arbetsmiljö för förvaltningens verksamheter.

Beredning

Barn- och ungdomsförvaltningen har i skrivelse den 27 oktober 2023 lämnat följande yttrande:

Barn- och ungdomsförvaltningen följer ett antal nyckeltal för personal och arbetsmiljö inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet vilka redovisas i delårsbokslut och bokslut samt i aktuellt ärende som redovisas två gånger per år. Kommenterade och analyserade nyckeltal finns i bilagd rapport. I rapporten redovisas förvaltningens pågående och planerade arbete tillsammans med nyckeltal och övriga underlag inom områdena arbetsbelastning, sjukfrånvaro samt tillbud och arbetsskador. Sjukfrånvaro redovisas och analyseras förvaltningsövergripande men också med utgångspunkt från valda yrkesgrupper, verksamheter och utifrån ålder. Sjukfrånvaron jämförs med övriga kommuner i regionen. Förvaltningen redovisar också aktuella nyckeltal i fråga om sjukdomsorsaker och sjukdomstyper. Därtill redovisas genomförda åtgärder samt vilka ytterligare insatser som planeras. En sammanfattning av förvaltningens slutsatser beskrivs nedan.

Sjukfrånvaro
Nämndens totala sjukfrånvaro är 7,5% (januari – sep 2023) vilket är lägre än samma period föregående år och är den lägsta under hela mätperioden. Under 2023 har förvaltningens sjukfrånvaro dag 1-14 och dag 59> minskat. Den marginella ökningen av den medellånga sjukfrånvaron (dag 15-59) är jämt fördelad mellan verksamhetsformerna. Total sjukfrånvaro har minskat inom samtliga verksamheter. Sjukfrånvaron är högst i förskolan som också är den verksamhet som i stor utsträckning präglas av omsorg och kontaktnära arbete med barn, som ännu inte utvecklat ett fullt immunförsvar och därför också har större smittspridning av förkylningar och dylikt. Under de senaste åren har förvaltningen intensifierat det systematiska arbetsmiljöarbete vilket också bör vara en del av förklaring till de minskade sjuktalen. Förvaltningen har identifierat ett antal framgångsfaktorer kopplade till den minskade sjukfrånvaron. En del är det utvecklingsarbete som sker för i samverkan mellan arbetsgivaren och samarbetspartners i rehabiliteringsprocessen. Ett aktivt rehabiliteringsarbete sker genom att både preventiva och reaktiva insatser pågår med syfte att fånga signaler på ohälsa tidigt som hade kunnat leda till en sjukskrivning på sikt. Arbetsgivaren har förstärkt uppföljning och dialog med medarbetare kring korttidsfrånvaro, dess orsaker och medarbetarens behov av stöd.

Tillbud och arbetsbelastning
Det totala antalet tillbud har ökat över tid men är på jämförbara nivåer med föregående år. Förvaltning bedömer att den ökade antalet tillbud beror på de olika utbildningsinsatser som genomförts och det stöd som finns till chefer. Förvaltningen arbetar för att uppmuntra anmälan och dokumentation kring tillbud för att stärka det förebyggande arbetet och sätta in åtgärder innan någon tar skada och/eller blir sjuk. I verksamheten används kortare enkäter (s.k. pulsmätningar) som mäter arbetsmiljön inom områdena: mål, syfte och uppdrag, stödsystem och arbetsmetoder, struktur och arbetsorganisation, relationer samt området belöningssystem. Syftet med pulsmätningarna är att regelbundet följa upp arbetsmiljön på respektive enhet. Resultatet utgör underlag för dialog för att planera insatser gemensamt på arbetsplatsen i syfte att stärka arbetsmiljön. Gemensamt för barn- och ungdomsförvaltningens verksamheter är förstärkt arbete inom området ”stödsystem och arbetsmetoder” vilket handlar om hur medarbetare upplever sin arbetsbelastning vid tillfället som de svarar på enkäten. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) i hela förvaltningen är avgörande för en god arbetsmiljö. Detta är ett långsiktigt arbete som förvaltningen bedömer behöver pågå i syfte att förbättra arbetsmiljön och den upplevda arbetsbelastningen. I detta ingår också fortsatt utveckling av samverkansarbetet lokalt på respektive enhet.

Genomförda och planerade insatser
Barn- och ungdomsförvaltningen har arbetat för att minska arbetsbelastningen, öka möjligheten till återhämtning och på så sätt sänka sjukfrånvaron. Genom ett närvarande, aktivt och tydligt ledarskap skapas förutsättningar för förbättrad samverkan med samt ökat engagemang och delaktighet för alla medarbetare. Studier inom arbetsmiljö och organisation visar på att ledarskapet är avgörande för en hållbar organisation med ett systematiskt arbetsmiljöarbete. När förvaltningen identifierar friskfaktorer och arbetar aktivt, systematiskt och långsiktigt har organisationen stor möjlighet att skapa en god arbetsmiljö och minska sjukfrånvaron.

I rapporten redovisas förvaltningens arbete med följande insatser:

• Alingsås kommuns centrala ledarutvecklingsprogram som syftar till att stödja chefer att utveckla sitt ledarskap
• Förstärkt arbete med systematiskt arbetsmiljöarbete för hela förvaltningen
• Utvecklat systematiskt arbetsmiljöarbete med stöd av nytt samverkansavtal
• Medarbetaröverenskommelser och chefsöverenskommelser
• Utvecklande medarbetarskap
• Arbetsmiljöenkät med tillhörande dialog
• Förstärkt rehabiliteringsarbete
• Fördjupad kartläggning av förskolan

Barn- och ungdomsnämnden ska fatta beslut om sammanträdesdagar för 2023 för barn- och ungdomsnämnden (BUN) och arbetsutskottet (AU).

Beredning

Barn- och ungdomsnämnden har i skrivelse den 6 november 2023 lämnat följande yttrande:

Barn- och ungdomsförvaltningen har upprättat ett förslag till sammanträdesdagar för 2024.

Arbetsutskott	Barn- och ungdomsnämnd
16 januari	30 januari
6 februari	20 februari
12 mars	26 mars
9 april	23 april
7 maj	21 maj
28 maj	11 juni
10 september	24 september
8 oktober	22 oktober
12 november	26 november
3 december	17 december

Förslag till tid för huvudmannadialog: 5 mars kl. 13-17.

Förslag till fördjupningsdialoger: 23 april, 1 oktober, kl. 14-17.



Sammanträdena föreslås enligt ovanstående för att kunna tillgodose inlämningstider av beslut till Kommunstyrelsen samt andra deadlines samt infallande av helgdagar.

Barn- och ungdomsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Besluten ska redovisas till Barn- och ungdomsnämnden. Redovisningen innebär inte att Barn- och ungdomsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbeslut. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Listor och underlag på besluten finns diarieförda på barn- och ungdomskontoret.

 

Central administration 2023, dnr 2023.001 BUN

Förvaltningschef, H. Balte

Beslut om varning

 

Planeringsstrateg M. Persson

Beslut att medge skolskjuts (okt), 10 st

Beslut att inte medge skolskjuts (okt), 3 st

 

Verksamhetschef, P. Solérius

Beslut om placering vid skolenhet -nekande, 4 st

Beslut om tf rektor Sydost period 231030-231105

 

Verksamhetschef, I. Bjärmark

Beslut om placering vid skolenhet -nekande, 5 st

 

Verksamhetsutvecklare IKT, C.Jägevall
Beslut att inte anmäla personuppgiftsincident, 1 st

 

Enhetschef, E. Torbjörnsdotter

Beslut om rätt att läsa enligt läroplan för anpassad grundskola SL 7:5, 3 st

 

Rektorer 2023, dnr 2023.002 BUN

Rektor U. Andersson, Norra

Beslut om tf rektor 231027

Beslut om tf rektor 231110, 231127, period 231115-231120

Beslut om tf rektor 231229

Beslut om utökad tid i förskolan, SL 8:5, 6 st

 

 

Rektor J. Fogelberg, Norra

Beslut om tf rektor period 231102-231103

Beslut om tf rektor period 231227-231228

Beslut om tf rektor period 240102-240105

 

Rektor T. Koskelainen, Norra

Beslut om tf rektor period 231120-231127

 

Rektor P. Hanzén, Södra

Beslut om tf rektor period 231102-231106

Beslut om tf rektor period 231107-231110

 

Rektor M. Warberg, Södra

Beslut om tf rektor period 231101-231103

 

Rektor A. Lifvergren, Nordväst

Beslut om tf rektor 231103

 

Rektor B. Winqvist Staaf, Södra

Beslut om tf rektor period 231031-231103

 

Rektor L. Gustafsson, Sydväst

Beslut om tf rektor period 231103-231106

 

Rektor M. Sandwall, Nordväst

Beslut om tf rektor period 231102-231103

Beslut om tf rektor 231110

 

 

Rektor A. Hallén, Nordväst

Beslut om tf rektor period 231113- 231115

 

Rektor S. Prodér, Nordväst

Beslut om utökad tid i förskolan, SL 8:5, 1 st

 

 

Rektor A. Assarsson, Norra

Beslut om tf rektor period 231221-231222

 

Rektor I. Karlson, Nordost

Beslut om utökad tid i förskolan, SL 8:7, 1 st

Beslut om tf rektor period 231113- 231115

 

 

Rektor H. Rydén, Nordost

Beslut om utökad tid i förskolan, SL 8:7, 1 st

 

 

Rektor P. Bohlin, Södra

Beslut om förtur SL 8 kap 14§

Beslut om utökad tid i förskolan, SL 8:5, 1 st

 

Anställningsbeslut 2023, dnr 2023.003 BUN

Sammanlagt 4 stycken beslut fattade under perioden 231001-231031

 

1.     Synpunkt samt tjänsteanteckning angående kort lunchrast i skolan

2.     Synpunkt samt svar angående Skola 24

3.     Dataskyddsombudets rekommendationer och reflektioner över nytt adekvansbeslut för överföring av personuppgifter mellan EU och USA

4.     Granskning av kommunens handläggning och utredning inför mottagande i anpassad grundskola

5.     Beslut från Skolinspektionen – tillsyn av Långareds skola

6.     Synpunkt angående kallt vatten i duscharna i Stora Mellby skola

7.     Synpunkt samt svar angående många elever i varje klass

8.     FSG-protokoll 231002

9.     Synpunkter angående skolmaten

10.Synpunkter angående Sollebrunn skolas lokaler och inre organisation

11.Synpunkt samt svar angående resurser i skolan

12.Uppföljningsbeslut från Skolinspektionen efter planerad kvalitetsgranskning vid Magra skola

13.Protokollsutdrag §198 KF, Avsägelse av uppdrag som ledamot i barn- och ungdomsnämnden – Otto Stryhn (SD)

14.Protokollsutdrag §199 KF, Avsägelse av uppdrag som ersättare i barn- och ungdomsnämnden – Kjerstin Hansson (SD)

15.Protokollsutdrag §205 KF, Kommunalt kompletteringsval – Ledamot i barn- och ungdomsnämnden efter Otto Stryhn (SD), Kjerstin Hansson (SD)

16.Protokollsutdrag §206 KF, Kommunalt kompletteringsval – Ersättare i barn- och ungdomsnämnden efter Kjerstin Hansson (SD), Jill Holm (SD)

17.Protokollsutdrag §183 KF, Beslut om genomförande av ny skola Ingared

18.Protokollsutdrag §182 KF, Delårsbokslut 2023 för Alingsås kommun

19.Protokollsutdrag §189 KF, Alingsås kommuns policy för funktionshinderfrågor

20.Synpunkt angående avsaknad av vakter på Nolhagaskolan

21.Synpunkt samt svar angående läxhjälp

22.Synpunkter på organisationen Östlyckeskolan

23.Remiss: Regional Biblioteksplan Västra Götaland 2024-2027

24.Protokollsutdrag §192 KS, Utvärdering av kostavtal och av möjlighet att bedriva verksamheteten i egen regi

25.Synpunkt angående organisationen Nolhagaskolan

26.Beslut från Skolväsendets överklagandenämnd angående skolplacering