Möte 2022-03-29

A/ Utbildning OPUS

B/ Kritiska verksamhetsfaktorer 2022

C/ Patientsäkerhetsberättelsen 2021

D/ Uppdatering av tillämpningsanvisningar 2022

E/ Granskning av ekonomistyrning

F/ Information om upphandling av verksamhetssystem

G/ Information om upphandling av larmsystem

H/ Månadsuppföljning ekonomi

I/ Förvaltningschefens information

Vård- och omsorgsförvaltningen ska i enlighet med Alingsås styrmodell identifiera och besluta om kritiska verksamhetsfaktorer. Vidare ska förvaltningen informera vård- och omsorgsnämnden om vilka kritiska verksamhetsfaktorer som har identifierats samt ge information vid uppföljning. En kritisk verksamhetsfaktor ringar in områden som är av särskild vikt för en god kvalitet i förvaltningens grunduppdrag. Verksamhetsfaktorerna

sorteras i fyra perspektiv, ekonomi, målgrupp, verksamhet och medarbetare. Kritiska verksamhetsfaktorer följs upp genom nyckeltal som mäter kvaliteten eller resultatuppfyllelsen.


Beredning
Ärendet innebär information om revidering av vård- och omsorgsförvaltningen kritiska verksamhetsfaktorer.

Inför 2022 har vård- och omsorgsförvaltningen reviderat befintliga kritiska verksamhetsfaktorer. Utgångspunkten har varit att omhänderta resultatet i vård- och omsorgsnämndens väsentlighets- och riskanalys 2021.

Förvaltningens kritiska verksamhetsfaktorer följs upp två gånger per år inom ramen för förvaltningens verksamhetsuppföljning.

Resultatet av uppföljningen inom perspektiven målgrupp och verksamhet redovisas till vård- och omsorgsnämnden genom nämndens kvalitetsberättelse och patientsäkerhetsberättelse. Resultatet inom perspektiven ekonomi och personal redovisas till nämnden genom månadsuppföljning, samt delårs- och årsuppföljning.

Patientsäkerhetslagen PSL 2010:659, samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 ger vårdgivaren ett tydligt ansvar för att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och att arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador. För att uppfylla kraven i lagen är vårdgivaren skyldig att senast den 1 mars årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse. I den ska det framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten samt vilka resultat som har uppnåtts. Årets patientsäkerhetsberättelse följer strukturen för Nationell handlingsplan för ökad patientsäkerhet i hälso- och sjukvården 2020–2024.

Övergripande mål för verksamheten har varit att varje brukare/patient ska känna sig trygg och säker i kontakten med vård- och omsorgsförvaltningen. Likaså ska varje medarbetare kunna utföra sitt arbete under sådana förutsättningar att en säker vård och omsorg kan ges. Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete behövs för att fortlöpande kunna utveckla, utvärdera och säkra kvaliteten och vården i verksamheterna.

Beredning
Patientsäkerhetslagen PSL 2010:659, samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 anger att vårdgivaren ska upprätta en patientsäkerhetsberättelse i vilken det skall framgå hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som bedrivits för att öka patientsäkerheten samt vilka resultat som uppnåtts.

Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens patientsäkerhetsarbete ska dokumenteras och utvärderas. Denna patientsäkerhetsberättelse uppfyller detta krav.

De viktigaste åtgärderna som vidtagits 2021 har till stor del varit inriktat på att hantera den fortsatt pågående pandemin. Målet har varit att bibehålla en hög patientsäkerhet i verksamheten samt försöka förhindra att patienter och vårdpersonal insjuknar i Covid-19. Kvalitetsarbetet och patientsäkerhetsarbetet fick under perioder stå tillbaka, exempelvis teamsamverkan och proaktivt arbete med riskbedömningar. Sjuksköterskorna inom förvaltningen blev extra belastade under året med uppgifter som vaccineringar och provtagningar i smittspårningar. Verksamheten har nu kunnat återuppta arbetet med teamsamverkan och proaktivt arbete för att minska risken för vårdskador. Det påbörjade arbetet med att upphandla ett nytt verksamhetssystem och avvikelsemodul kommer på sikt leda till bättre förutsättningar att bedriva en säker vård och omsorg. Under året påbörjades också ett förbättringsarbete med att göra en nulägesanalys i förvaltningens patientsäkerhetsarbete enligt ett strukturerat analysverktyg framtaget av SKR.

De viktigaste resultaten som uppnåtts är att verksamheterna efter den systematiska kvalitetsgranskningen ”God och säker vård” som genomfördes 2021 tagit fram handlingsplaner på prioriterade områden, så att vårdskador/missförhållanden förhindras genom ett aktivt riskförebyggande arbete.

I de utredningar av allvarliga händelser som gjorts och redovisats till nämnden under hösten 2021. Efter analys av medicinskt ansvariga har bakomliggande orsaker identifierats och utifrån det har ett antal förbättringsområden tagits fram.

Samverkan mellan professioner behöver återupptas efter pandemin, där det varit begränsningar i att kunna ha fysiska möten. Den legitimerade personalen behöver ta ansvar för att handleda och utbilda vård- och omsorgspersonal och behöver genom sin yrkesspecifika kompetens vara den som ansvarar för bedömningar när patientens hälsa förändras. Kontinuitet är en viktig aspekt av vårdkvalitet som bidrar till ökad patienttillfredsställelse och bättre vårdresultat, utebliven kontinuitet är en patientsäkerhetsrisk. I flertalet utredningar har det funnits brister i dokumentation och informationsöverföring vilket gjort att patientsäkerheten påverkats. I en del händelser har det framkommit att involverade av olika anledningar inte följt gällande rutiner och riktlinjer. Det är svårt att utreda exakt vilken betydelse det haft för utvecklingen av de olika vårdskadorna, men det går inte att utesluta att det bidragit till eller varit risk för allvarliga vårdskador. Det pågår ett flertal aktiviteter utifrån särskilda handlingsplaner som är upprättade av avdelningschefer för att minimera risker för vårdskador i verksamheterna.

Vård och omsorgsnämnden gav förvaltningen i uppdrag den 2021-09-27 i § 50 2021.164 VON i ärendet redovisning av avvikelser, klagomål och synpunkter för första halvåret 2021 att analysera bakomliggande orsaker till ökningen av avvikelserna. Analysen ska fokusera på de avvikelser som ökat mest. Förvaltningen fick också i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att minska avvikelserna. Åtgärdsplanen redovisas vad samma nämnd som patientsäkerhetsberättelsen.

Beredning
Ansvariga chefer har under hösten haft i uppdrag att analysera bakomliggande orsaker till ökningen av avvikelser. Analysen skulle fokusera på de avvikelser som ökat mest. Respektive avdelningschef har även haft i uppdrag att redovisa handlingsplaner för att minska avvikelserna.

Alla chefer har haft tillgång till sammanställningar av avvikelser för att kunna analyser sin verksamhet och upprätta handlingsplaner.

Av dessa handlingsplaner har följande åtgärder initierats:

• För att minska vårdskador och öka kunskaperna kring inträffade vårdskador krävs ännu bättre personkontinuitet.
• En avdelning har förtydligat värdet av kontaktmannaskap dels genom rutin som gäller för kontaktmannaskap. Det behövs också ett närvarande ledarskap samt ökat stöd till vårdpersonal från legitimerad personal för att kunna bedriva en patientsäker vård och omsorg. Det sker då ett lärande i vardagen och en god samverkan mellan enhetschef och sjuksköterska.
• En avdelning har satt som mål att all personal inom avdelningen skall under våren 2022 ha fått utbildning och kunskap i avvikelsehantering.
• Rutinen för digital signering har uppdaterats och alla enhetschefer har upprättat handlingsplaner för att minska antalet fel kring digital signering. Arbetar vidare med att säkra upp tillgången av nätverk WiFi och/eller 4G inom alla enheter på ÄBO.
• Det pågår ett förbättringsarbete som innebär att den legitimerade personalen kommer att ta ett större ansvar för utredningen samt planerade åtgärder i samband med en händelse/avvikelse för att upprepning ska undvikas. Den legitimerade personalen arbetar med förbättringsarbete kring fall, undernäring, läkemedel.
• Under det kommande året ska en reviderad version av riktlinje för rapporteringsskyldighet och hantering av inträffade händelser samt tillhörande manual, implementeras i verksamheten. Målet är att detta ska leda till större följsamhet samt liknande bedömningar i samtliga verksamheter.
• Antalet avvikelser gällande dokumentation har ökat betydligt under 2021. Det finns ingen enkel förklaring till denna ökning. Under 2022 kommer den systematiska kvalitetsuppföljningen fokusera på dokumentation och därmed kommer området att bli genomlyst och analyserat.
• Flera av de planerade insatser i handlingsplanerna har nyligen startats eller ännu inte påbörjats. Förändringsarbetet kommer att ge förbättringar på sikt men i den statistik som presenteras i patientsäkerhetsberättelsen för 2021 är det för tidigt att se önskad effekt.

Övergripande strategi 2022:

• Minska antalet läkemedelsavvikelser under 2022 genom analys av inkomna avvikelser.
• Minska antal fallincidenter. Alla patienter ska ha en dokumenterad riskbedömning med tillhörande vårdplan med åtgärder som ska vara väl kända av all berörd personal. Fallavvikelser ska utredas enligt ledningssystem för kvalitet.
• Revidering och implementering av riktlinje för rapporteringsskyldighet och hantering av inträffade händelser samt tillhörande manual.
• Öka kunskapen om avvikelsehantering, både att registrera och analysera händelserna, exempelvis genom att tillsätta ett kvalitetsteam inom Ombudsstrukturen.
• Arbete med upphandling av nytt avvikelsesystem pågår.
• Dokumentationsgranskning ska genomföras under 2022.

Brukare inom daglig verksamhet betalar i dagsläget en kontant summa för fika till kaffekassa. Beloppet om 5 kr/dag motsvarar självkostnadspris.

Det blir allt svårare att ta ut och få tag i kontanter för brukarna. Personal inom boendesidan behöver därför ta tid i anspråk för att vara behjälpliga med att tillsammans med brukare åka till bankomat för att ta ut kontanta medel vilket tar tid från verksamheten.


Beredning
Förvaltningen föreslår att kontant betalning av kaffekassa för brukare i daglig verksamhet avskaffas. Förvaltningen föreslår istället en månadsvist uttag för kaffekassa via utställd faktura som skickas ut via ekonomiavdelningen i dagsläget för betalning av mat och resor.

Förvaltningen föreslår en avgift om

20 kr för hel vecka = 3 dagars närvaro eller mer

10 kr för halv vecka = 2 dagars närvaro eller mindre

Nyttjar man inte kaffe eller fika görs inget avdrag.

På revisorernas uppdrag har KPMG genomfört en granskning av rubricerat område. Kommunens revisorer har behandlat och godkänt revisionsrapporten. Revisorerna överlämnar revisionsrapporten till vård- och omsorgsnämnden med frågeställningen om vilka åtgärder vård- och omsorgsnämnden avser genomföra med bakgrund av revisionsrapporten. Svaret ska vara revisorerna tillhanda senast den 31 mars 2022.

Av bifogad revisionsrapport framgår att Alingsås kommuns revisorer har gett i uppdrag till KPMG att granska ekonomistyrningen inom vård- och omsorgsnämnden. Mot bakgrund av denna granskning rekommenderar KPMG vård- och omsorgsnämnden att:

• Se över möjligheterna att följa upp resultaten strukturerat även på verksamhetsnivå.

• Under 2022 utvärdera det nya arbetssättet kopplat till förbättrad prognossäkerhet för att kunna genomföra ytterligare justeringar i arbetssättet vid behov.

• Fortsätta att upprätta korrekta och tillräckligt omfattande analyser av verksamheternas utveckling.

• Kontinuerligt förbättra ekonomistyrningen.

• Vid behov ta fram handlingsplaner där konkreta åtgärder framgår

Beredning
Vård- och omsorgsförvaltningen har tagit del av rapporten och delar bilden som framkommer i rapporten att det tidigare funnits brister men att både förvaltningen och nämnden tillsammans har förbättrat den ekonomiska styrningen av verksamheten under 2021. Vård- och omsorgsförvaltningen har följande kommentarer på KPMG:s rekommendationer:

Se över möjligheterna att följa upp resultaten strukturerat även på verksamhetsnivå.

Vård- och omsorgsnämnden följer den av kommunfullmäktige beslutade styrmodellen och policy för ekonomistyrning. Vård- och omsorgsförvaltningen följer de anvisningar till styrmodellen som kommunledningskontoret tar fram. I anvisningarna finns inga krav på uppföljning på verksamhetskod. Det skulle innebära en ökad arbetsbörda både på förvaltningen och kommunen i stort inom ekonomiområdet.

Under 2022 utvärdera det nya arbetssättet kopplat till förbättrad prognossäkerhet för att kunna genomföra ytterligare justeringar i arbetssättet vid behov.

Prognossäkerheten förbättrades avsevärt under 2021. I en stor förvaltning som omsätter över 1 miljard om året behöver dock ständiga förbättringar göras. Förvaltningen har en process för att än mer öka kvaliteten på prognoserna.

Fortsätta att upprätta korrekta och tillräckligt omfattande analyser av verksamheternas utveckling.

Vård- och omsorgsförvaltningen informerar kontinuerligt nämnden om dess verksamhet. Utöver det fick vård- och omsorgsförvaltningen flera uppdrag av ordförande och nämnden under 2021. De viktigaste rapporterna var ”Vård- och omsorgsnämndens ekonomiska förutsättningar” och ”Strategi för äldreomsorgen 2022–2030” där den senare även beslutades i kommunfullmäktige i december 2021. I budgetbeslutet 2022 gav nämnden i uppdrag till förvaltningen att ta fram en strategi för funktionshinder 2023–2030.

Kontinuerligt förbättra ekonomistyrningen.

Förbättrad ekonomistyrningen beslutades av vård- och omsorgsnämnden i budget 2021. De förändrade arbetssätt som vård- och omsorgsförvaltningen införde under 2021 har redan givit effekt. Nämnden gav i budget 2022 förvaltningen i uppdrag att bedriva verksamheten kostnadseffektivt med hög kvalitet för att klara av den demografiska utvecklingen. Förvaltningen har inför 2022 vidtagit åtgärder för att fortsätta utveckla ekonomistyrningen, så att nämndens resurser används på bästa sätt till gagn för Alingsåsarna.

Vid behov ta fram handlingsplaner där konkreta åtgärder framgår

Vård- och omsorgsförvaltningens strävan är att ekonomistyrningen skall vara så bra att handlingsplaner inte behövs. I samband med bokslutet beslutade nämnden om handlingsplaner inom ett verksamhetsområde, som under flera år haft problem med budgetföljsamheten.

Maria Stern (V) har lämnat in ett förslag till vård och omsorgsnämnden angående hälsosamma scheman.

Sedan Alingsås kommun beslöt att införa så kallade hälsoscheman för bland annat nattpersonal, har det debatterats flera gånger. Hälsoscheman innebär att arbetstiden per pass förkortas, utan att heltidsmåttet förändras. I realiteten betyder det att fler nätter behöver arbetas per schemaperiod, tiden för återhämtning minskas. Samtidigt innebär det verksamheten kan bemannas utan att fler personer anställs, personalen pressas hårdare.

Vi i Vänsterpartiet tycker att det är viktigt att kommunen anstränger sig för att behålla personal och vara en attraktiv arbetsplats så att även nyrekrytering kan ske.